4 Hal yang Mendorong Munculnya Mitos Open Door

Menjadi manajer tentu tidak semudah apa yang dipikirkan oleh orang banyak. Karena Anda akan dihadapkan pada beragam tantangan yang bisa saja datang dari luar lingkup pekerjaan Anda. Contohnya adalah apa yang bisa disebut sebagai evil twin atau kembaran jahat.

 Evil twin muncul dari perspesi orang lain mengenai apa yang Anda lakukan berdasarkan sudut pandang mereka. Hal ini terjadi ketika orang lain tidak dapat menangkap pesan yang Anda sampaikan. Sehingga perilaku Anda yang sebetulnya positif dapat ditangkap secara berlawanan oleh orang lain.

Sebagai contoh, saat Anda ingin menampilkan kecerdasan, mereka bisa menggap Anda justru sebagai orang yang tidak mau tahu dan bisa saja terlihat sebagai orang yang sok pintar. Atau mungkin kualitas yang Anda tunjukkan adalah standar yang tinggi, orang-orang akan melihatnya sebagai “tidak pernah puas”.  

Apa yang menyebabkan ini terjadi? Bisa jadi karyawan tidak bisa merasakan niat baik Anda, karena kurangnya rasa percaya antara kedua belah pihak. Hal ini yang akan memicu kemalasan karyawan untuk menyampaikan pandangannya dan memungkinkan Anda sulit  memperbaiki kesalahpahaman yang terjadi.

Lalu, apa yang bisa Anda lakukan membangun hubungan dan rasa percaya dengan karyawan? Jika Anda belum mendapatkan jawabannya, maka bacalah artikel ini hingga selesai dan temukan apa yang Anda cari.

4 HAL YANG MENDORONG MUNCULNYA MITOS OPEN DOOR:

Kebijakan open-door telah banyak diterapkan oleh pemimpin di dalam dunia usaha. Kebijakan ini memungkinkan karyawan bebas untuk datang dan berbagi apa yang ada dalam pikiran mereka. Kebijakan ini dinilai cukup berhasil sebagai cara mendekatkan hubungan antara atasan dan bawahan serta membangun kepercayaan.

Tapi untuk mencapai tingkat keberhasilan yang ideal, diperlukan proses yang tidak sedikit. Karena pada awal penerapannya, tidak semua karyawan memahami kebiajakan ini dan bahkan bisa jadi  mereka  justru menganggap hanyalah mitos semata. Untuk itu, Anda perlu mengetahui apa yang menyebabkan mereka berfikir seperti itu. Berikut ini kami informasikn 4 hal yang bisa mendorong seseorang berfikir bahwa kebijakan open-door adalah mitos belaka:

1. Pintu terbuka – tapi orang tidak merasa nyaman untuk mendekatinya

Anda sudah membuka pintu bagi karyawan untuk datang dan berbicara, tapi bisa saja mereka justru tidak mengetuk pintu Anda. Kenapa ini terjadi? Tentu saja ada banyak alasan yang mungkin muncul bisa saja karena karyawan Anda adalah seorang introvert sehingga tidak nyaman memulai percakapan. Bisa saja mereka beranggapan bahwa mendatangi ruangan pemimpin biasanya dilakukan hanya untuk membahas masalah atau pembicaraan penting saja dan bukan sesuatu yang rutin dilakukan. Beberapa mungkin merasa bahwa ketika datang ke tempat pemimpin dengan membawa keluhan akan dianggap sebagai troublemaker atau bahkan penjilat.

Solusi dari mitos ini ada pada diri Anda. Mulailah merasa bahwa Anda bertanggung jawab untuk mendatangi karyawan satu persatu terutama bagi mereka yang terlihat tidak bekenan untuk mendatangi Anda. Tindakan ini akan membuat mereka mengerti bahwa pintu selalu terbuka untuk mereka dan bisa jadi Anda justru menemukan fakta bahwa beberapa dari mereka yang tidak datang bisa saja memiliki keinginan untuk tetap terhubung dengan Anda.

2. Pintu terbuka – tapi Anda tidak memperjelas chain of command dan komunikasinya

Mitos ini dapat muncul jika terdapat beberapa lapis manajer antara Anda dan karyawan Anda. Karyawan mungkin ingin mendatangi Anda tetapi tidak ingin dianggap hendak melangkahi atasan yang memimpin mereka secara langsung.

Untuk menghadapinya Anda perlu memperjelas protokol kepada seluruh karyawan agar mereka bisa mengerti dan mau membuka diri untuk bicara pada Anda. Bantulah orang-orang untuk mengetahui batasan dari percakapan yang bisa dibicarakan dengan Anda, baik itu hal besar dan kecil agar mereka tahu kapan saja bisa datang.

3. Pintu terbuka – but you send mixed signals

Karyawan akan memperhatikan dan membaca tindakan Anda, baik itu secara akurat atau tidak. Ketika Anda jarang berada di kantor, mereka akan menganggap bahwa Anda tidak dapat ditemui. Ketika Anda bisa ditemui, maka mereka akan melihat siapa saja yang paling sering bersama dengan Anda, maka mereka akan menyimpulkan sendiri bahwa orang-orang tersebut adalah orang yang Anda terima sedangkan mereka tidak.  Atau bisa juga terjadi ketika Anda mengatakan bahwa Anda sedang sibuk tetapi Anda tidak menyampaikan follow up mengenai kapan Anda bisa ditemui kembali, mereka akan merasa telah mengganggu Anda dan tidak berani mencoba lagi.

Cara mengatasi hal ini, Anda dapat menyampaikan pemahaman yang jelas dengan manajer dan karyawan mengenai apa yang dimaksud “melangkahi”. Bangun budaya yang mendorong karyawan untuk menyelesaikan masalah sekecil apapun terlebih dahulu dan bicarakan dengan pimpinan langsung mereka sebelum mendatangi Anda. Tidak berarti mereka tidak boleh datang untuk berbincang mengenai gagasan atau masalah, tapi mereka harus tahu bahwa Anda tetap akan membahas mengenai percakapan tersebut dengan pemimpin mereka. Kecuali apabila hal yang disampaikan merupakan sesuatu yang sensitive atau bersumber dari pemimpin langsung tersebut.

4. Pintu terbuka – kunjungan tapi tidak sepadan

Mitos ini muncul ketika karyawan merasa bahwa Anda melakukan hal lain sepanjang percakapan dengan mereka, atau Anda lebih banyak menceramahi mereka dibandingkan mendengarkannya. Mungkin Anda mendengarkan, tetapi Anda tidak melakukan apa yang diminta atau Anda janji lakukan, atau mungkin Anda memulai pertemuan terlambat dan dengan terburu-buru menyelesaikannya dengan cepat. Hal ini memberikan kesan bahwa Anda tidak sepenuhnya ada bagi mereka.

Close the loop. Sadari bahwa Anda harus memusatkan perhatian saat percakapan terjadi sehingga jika saat karyawan Anda datang dan Anda sedang cukup sibuk, maka Anda bisa memberitahukannya. Lalu informasikan kapan Anda luang dan memiliki waktu untuk berbincang dengan mereka.

Selain keempat hal tersebut, salah satu cara terbaik dalam menghadapi Evil Twins adalah dengan transparansi. Jangan berasumsi bahwa semua orang bisa membaca pikiran atau tindakan Anda dan apa niat dibaliknya. Jelaskan setiap tujuan Anda dan jangan ragu untuk berbagi mengenai alasan dibalik setiap keputusan yang diambil. Terbukalah dengan masukan mengenai kinerja Anda sebagai pemimpin, apabila tidak ada sistem feedback formal dalam organisasi, Anda bisa bertanya secara langsung. Pertanyaan dapat disampaikan dengan fokus pada karyawan dibandingkan kepada diri Anda, seperti: “is there anything you need more of or less of from me?” atau “apakah ada yang Anda butuhkan lagi dari saya?”. Pertanyaan itu bisa membawa asumsi bahwa Anda memiliki kuasa dan keinginan untuk membantu. Yang terpenting adalah Anda mendengarkan dengan baik tentang apa yang diucapkan dan melakuakn apa yang diminta.

Itulah 4 cara mengatasi mitos yang keliru tentang kebijakan open-door sebagai solusi dari Evil Twins. Cobalah terapkan keempat cara ini, ikuti prosesnya dan dapatkan kepercayaan dari karyawan Anda.