4 Cara Melakukan Monitoring dan Controlling dalam Bisnis Anda

Mungkin Anda pernah menghadapi situasi dimana tim Anda bekerja dengan baik pada awal tugas diberikan. Akan tetapi, seiring dengan berjalannya waktu, Anda menyadari bahwa kinerja karyawan menurun. Hal ini bisa saja terjadi ketika Anda kurang melakukan monitoring dan controlling terhadap tim Anda.

Apabila Anda ingin projek atau bisnis Anda berjalan dengan baik, maka Anda perlu melakukan monitoring dan controlling secara berkala. Bagi Anda yang belum mengetahui pengertian monitoring  dan controlling, maka Anda bisa menyimak artikel berikut yang akan membahas perbedaan kedua hal tersebut.

Pengertian Monitoring

Monitoring  merupakan sebuah proses yang rutin untuk mengumpulkan data dan informasi tentang pekerjaan. Monitoring  memiliki fokus terhadap proses dan hasil dengan melibatkan berbagai perhitungan atas apa yang Anda lakukan.

Kegiatan monitoring ini dilakukan untuk dapat mengukur kemajuan dan memantau perubahan yang terjadi dalam rangka pencapaian tujuan sebuah perusahaan. Fungsi lain dari monitoring adalah melakukan pengamatan atas kualitas dari layanan yang Anda berikan pada konsumen.

Selain itu, monitoring  juga memiliki fungsi yang sangat penting untuk membantu dalam mengidentifikasi penggunaan sumber daya yang paling efisien.

Pengertian Controlling

Controlling adalah sebuah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan tujuan Anda bisa tercapai dengan baik melalui komunikasi antar tim atau perorangan.

Adanya komunikasi ini dilakukan untuk memastikan progres kinerja berjalan dengan benar di lapangan sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

Tujuan Monitoring  dan controlling

Kegiatan monitoring  dan controlling memiliki beberapa tujuan untuk keberlangsungan sebuah proyek. Berikut ini beberapa tujuan monitoring  dan controlling yang harus Anda ketahui:

• Mengevaluasi kinerja suatu proyek untuk tetap sesuai dengan keinginan dan kinerja yang direncanakan.
• Memberikan estimasi proyek dan wawasan kinerja yang dapat digunakan untuk memperbarui anggaran serta
• Mendapatkan informasi yang akurat dan terbaru tentang status serta kinerja proyek sepanjang proyek berjalan.
• Menentukan perlu atau tidaknya tindakan korektif dan pencegahan.
• Menilai efektivitas perubahan yang dilakukan serta memberikan informasi yang mendukung perencanaan pada fase berikutnya.

 

4 Cara Melakukan Monitoring  dan controlling untuk Menyukseskan Bisnis Anda

Dalam menjalankan suatu proyek atau bisnis, kegiatan monitoring dan controlling harus diterapkan dengan baik. Untuk menerapkan kegiatan ini Anda dapat melakukannya dengan mengikuti keempat cara berikut ini:

1.   Membuat Rencana Bisnis

Membuat rencana bisnis adalah hal pertama yang harus Anda lakukan dalam menerapkan kegiatan monitoring  dan controlling. Setelah membuat rencana bisnis, Anda juga harus selalu meninjaunya secara teratur, terutama jika bisnis Anda termasuk ke dalam bisnis yang berkembang dengan cepat.

Anda bisa membuat rencana bisnis mulai dari masalah keuangan, menambah produk atau layanan baru, serta menjangkau pasar baru. Anda juga harus membuat rencana yang telah dilengkapi dengan tanggal secara lengkap, baik itu untuk jangka pendek dan jangka panjang. Pastikan juga Anda telah menguraikan rencana bisnis awal dan menyiapkan analisis komparatif.

Analisis komparatif yang Anda buat bisa disesuaikan dengan jenis bisnis Anda masing-masing, baik itu berupa tinjauan bulanan, triwulanan, atau tahunan.

 

2.   Mengembangkan Sistem untuk Melacak Kebutuhan

Jika rencana bisnis yang Anda miliki berisi tujuan yang terukur, maka Anda perlu mengembangkan sistem pelacakan yang bisa menilai posisi Anda setiap waktu. Misalnya, saat Anda memiliki rencana untuk mendapatkan sejumlah pendapatan per bulan, Anda dapat menggunakan  sistem ini untuk melacak pendapatan pada anggaran harian atau mingguan untuk memantau dan mengontrol prosesnya.

Adanya sistem ini memungkinkan Anda untuk mengubah sistem jika angka yang muncul  jauh dari yang telah direncanakan. Anda juga harus memastikan untuk terus memantau elemen kunci secara berkala.

Elemen kunci ini mencakup beberapa hal seperti penelitian tentang pasar dan persaingan Anda serta proyeksi pendapatan. Setiap elemen ini dapat berubah dengan cepat, maka dari itu Anda harus tetap menyadari di mana Anda berdiri sehubungan dengan masalah ini.

 

3.   Mengkoordinasikan Rencana Bisnis dan Pemasaran

Rencana bisnis dan pemasaran memiliki hubungan yang tidak bisa dipisahkan. Karena kedua hal tersebut memiliki fungsi untuk memantau dan mengontrol tujuan serta pengukuran dari setiap rencana.

Jadi, jika suatu elemen dari satu rencana berubah secara dramatis, Anda bisa langsung mengevaluasi dampaknya terhadap rencana lainnya. Misalnya, jika rencana pemasaran Anda meminta Anda untuk meluncurkan kampanye dengan media besar, sedangkan proyeksi pendapatan rencana bisnis Anda lemah. Maka Anda bisa melakukannya dengan memperbaiki masing-masing sektor agar tetap di jalurnya terlebih dahulu.

 

4.   Melakukan Perubahan Saat Diperlukan

Perubahan memang dapat terjadi setiap saat, begitu pun rencana bisnis yang telah Anda buat. Oleh karena itu, Anda tidak boleh terpaku dengan rencana bisnis yang telah Anda buat. Karena, rencana tersebut bisa saja berubah dengan mudah.

Anda tidak boleh terlalu terpaku dengan komponen rencana Anda yang sudah usang atau tidak lagi berguna lagi. Misalnya, ada bagian dari rencana lima tahun Anda yang mengharuskan Anda untuk pindah ke fasilitas yang lebih besar, tetapi setelah lima tahun Anda menemukan bahwa fasilitas kecil Anda berfungsi dengan baik, maka jangan ragu untuk merevisi dan memperbarui rencana bisnis tersebut.

Jika Anda mengubah rencana bisnis Anda karena adanya peningkatan kinerja dan pandangan dalam satu, tiga dan lima tahun ke depan, maka hal tersebut merupakan kemajuan yang baik.

Itulah 4 cara untuk menerapkan monitoring  dan controlling pada bisnis Anda agar tercapai sesuai dengan rencana Anda. Kegiatan monitoring dan controlling ini tidak hanya diperuntukkan untuk manajer atau posisi atas lainnya, Anda juga bisa melakukan monitoring dan controlling kepada rekan kerja atau tim dalam proyek yang sedang Anda kerjakan. Sehingga Anda bisa saling membantu dan mengingatkan target yang harus Anda capai bersama-sama

 

Cititation:

https://smallbusiness.chron.com/monitor-controlling-business-plan-41401