Tips dan Trik Mendelegasikan Tugas

Pada artikel sebelumnya, kami sudah memperkenalkan pada Anda, apa itu impostor syndrome dan hubungannya dengan manjemen waktu yang melibatkan aspek DAT atau demands, assumptions, dan preference. Setelah Anda berhasil menuliskan daftar DAT Anda, maka sekarang saatnya Anda mempelajari langkah selanjutnya agar dapat mengelola waktu dengan lebih baik.

Untuk dapat mengelola waktu dengan lebih efektif, maka Anda perlu mengetahui  terlebih dahulu mana tugas yang merupakan prioritas dan mana yang bukan serta mana sajakah yang memang perlu Anda kerjakan sendiri atau mana yang bisa Anda delegasikan. Jika tugas-tugas tersebut memang harus Anda kerjakan sendiri maka berikutnya Anda dapat membuat jadwal untuk mengerjakannya. Namun bagaimana dengan tugas-tugas yang bisa Anda delegasikan? Mendelegasikan tugas tentu tidak semudah yang Anda pikirkan sebelumnya.

Untuk dapat membantu Anda menjadi lebih baik dalam mendelegasikan tugas, Anda perlu mengetahui keseimbangan yang tepat dalam membagi tanggung jawab. Untuk itu, berikut ini adalah hal yang seharusnya Anda lakukan dan hal yang tidak boleh Anda lakukan dalam mendelegasikan tugas:

Hal yang seharusnya Anda lakukan:

1. Ulas kembali karyawan dan tugas yang ingin Anda delegasikan serta cocokan keduanya. Pilih orang-orang yang memang sudah siap untuk menghadapi tantangan berikutnya. Penting bagi Anda untuk memberi tahu kepada karyawan yang didelegasikan mengenai alasan mengapa Anda memilih mereka untuk mengerjakan tugas tersebut. Hal ini dapat menjadi masukan yang baik mengenai kompetensi mereka dalam bekerja.
2. Delegasikan tugas dan proyek yang dapat membantu karyawan meningkatkan profil mereka di organisasi. Pemimpin yang baik akan menggunakan delegasi sebagai sarana untuk membantu karyawan membangun keterampilan serta reputasi mereka.
3. Berikan orang-orang yang Anda delegasikan informasi dan otoritas yang cukup agar mereka dapat menjalankan tugas yang Anda berikan dengan sempurna. Ingatlah bahwa terdapat perbedaan antara mendelegasikan pekerjaan dan mendelegasikan tanggung jawab serta otoritas kepada karyawan. Delegasi akan berjalan lebih baik ketika Anda memberikan karyawan kemampuan untuk mengambil keputusan terhadap tugas tersebut.

Hal hal yang tidak boleh Anda lakukan:

1. Setelah Anda mendelegasikan tugas, bukan berarti Anda bisa langsung pergi dan menghilang. Anda perlu tetap terhubung dengan karyawan agar Anda dapat memberikan masukan dan bantuan ketika dibutuhkan. Tentu Anda perlu memberitahu mereka bahwa Anda melakukan hal tersebut bukan untuk micromanaging tapi karena ingin bisa membantu dan mendorong mereka mencapai kesuksesan. Jangan lupa untuk memberitahu tenggat waktu saat mendelegasikan tugas yang sensitif terhadap waktu.
2. Anda tidak perlu merasa bersalah ketika mendelegasikan tugas yang tidak Anda sukai. Jangan berasumsi bahwa apa yang Anda lakukan adalah melemparkan tugas dan bukan delegasi, ingatlah bahwa semua orang berbeda. Bisa saja orang tersebut menikmati tugas yang Anda berikan dan dapat memberikan hasil yang jauh lebih baik. Apabila orang tersebut tidak menyukai tugas, bukan berarti Anda tidak bisa mendelegasikannya. Sebagai pemimpin Anda memiliki hak untuk mendistribusikan semua pekerjaan, selama semua itu dilakukan dengan adil dan tidak lupa menunjukkan apresiasi.

Setelah Anda memahami apa yang perlu dilakukan dalam mendelegasikan tugas, pertanyaan berikutnya adalah kapan waktu yang tepat untuk mendelegasikan tugas. Untuk menjawab pertanyaan ini, kami berikan  4 trik untuk mengetahui kapan saja Anda perlu melakukan sendiri suatu tugas dan alasannya.

1. The situation is urgent and you have a high level of expertise

Pada saat terdapat peluang atau tantangan di mana waktu adalah suatu hal penting, dan Anda memiliki pemahaman yang sempurna mengenai masalah dan tahu saat mengambil keputusan Anda tidak akan terhenti dengan konsekuensi yang tidak diharapkan, maka saat ini Anda lah yang membuat keputusan. Jangan di delegasikan.

2. People are In conflict and unwilling or unable to resolve matters themselves

Ketika karyawan menghadapi suatu masalah dan tidak dapat membuat keputusan, maka tugas Anda adalah untuk mengambil keputusan tersebut. Tetapi ketika hal ini terlalu sering terjadi, maka Anda perlu meluangkan waktu untuk membangun budaya penyelesaian konflik yang konstruktif, menetapkan ekspektasi, dan mengajarkan bagaimana mereka dapat memecahkan perbedaan tanpa perlu Anda bantu.

3. People are tired or frightened and need an executive decision to empower them

Ketika tim merasa tidak termotivasi, mereka membutuhkan seseorang yang percaya diri dan mampu mengatakan “saya percaya pada Anda”. Terkadang karyawan Anda merasa membutuhkan izin dari Anda untuk bisa mengelola diri mereka sendiri.

4. The decision carries a high degree of risk for the decision-maker

Terkadang terdapat keputusan yang melibatkan pengeluaran besar, melawan peraturan, atau mencoba suatu pendekatan yang tidak biasa. Dan keputusan-keputusan ini bisa berjalan lancar atau gagal. Seorang pemimpin yang baik tidak akan mendelegasikan suatu keputusan yang memiliki risiko tinggi, mereka akan mengambil risiko itu sendiri.

Sudah jelas, bukan? Apabila saat Anda sedang tidak berada dalam 4 situasi di atas, maka Anda bisa mendelegasikan tugas Anda. Gunakan tips dan trik ini untuk Anda membiasakan diri mendelegasikan tugas dan fokus untuk mengerjakan tugas prioritas Anda tanpa melupakan fungsi controling dan monitoring terhadap tim Anda. Ketika Anda sudah dapat memilah antara tugas-tugas yang harus Anda kerjakan dan tugas yang dapat Anda delegasikan maka Anda sudah selangkah lebih dekat untuk memiliki manajemen waktu yang baik. Selalu ingat bahwa manajemen waktu yang efektif dapat membantu Anda mengurangi sedikit demi sedikit impostor syndrome dan gangguan suara-suara di kepala Anda.