Pengertian dan Pentingnya SOP bagi Perusahaan
SOP menjadi salah satu bagian penting dalam menjalankan suatu organisasi, bisnis, atau perusahaan. Dengan adanya SOP, setiap proses penyelesaian pekerjaan akan lebih mudah dan terstruktur. Mari ketahui lebih jauh tentang pengertian dan pentingnya SOP pada artikel ini.
Pengertian SOP
Pengertian SOP atau Standard Operating Procedures menurut Permenpan RB No. 35 Th. 2012 merupakan serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.
Singkatnya, SOP adalah standar yang dijadikan pedoman oleh organisasi atau perusahaan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaannya.
Nama-nama Lain dari SOP
SOP memiliki nama atau penyebutan lain tergantung di mana ia digunakan. Berikut ini beberapa nama lain dari SOP yang perlu Anda ketahui.
- SOP : Standard Operating Procedures (SOP) yang diadopsi dari Bahasa Inggris.
- SPO : Standar Prosedur Operasi. Ini adalah terjemahan SOP ke dalam Bahasa
Indonesia. Biasanya dipergunakan pada bidang perkebunan
- POS : Prosedur Operasional Standar. Ini juga diterjemahkan ke dalam Bahasa
Indonesia dan sering dipergunakan pada bidang keagamaan.
- SOB : Standar Operasional Baku. Terjemahan dari SOP yang biasa digunakan pada
bidang industri.
- Protap : Prosedur Tetap. Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan
kepolisian.
Waktu yang Tepat untuk Membuat SOP
Waktu paling ideal dan tepat bagi perusahaan membuat SOP, yaitu saat perusahaan memulai kegiatan operasionalnya. Akan tetapi, SOP juga bisa dibuat apabila terjadi perubahan regulasi atau stakeholder organisasi.
Siapa yang Membuat dan Menjalankan SOP?
Jika ditanya siapa saja pihak yang perlu terlibat dalam pembuatan SOP, maka jawabannya adalah seluruh pihak yang berkaitan dengan proses bisnis yang sedang dibuat SOP-nya. Sedangkan yang menjalankan SOP adalah seluruh pihak yang ada di dalam proses bisnis, baik itu internal perusahaan maupun eksternal.
Kenapa Pihak Eksternal Menggunakan SOP?
Tujuan penggunaan SOP untuk pihak eksternal tidak lain agar hubungan antar pihak dapat terkendali serta memenuhi prinsip GCG atau Good Corporate Governance. Dengan adanya pedoman yang jelas maka setiap tindakan yang dilakukan bisa dinilai benar atau salah. Jika ada pihak yang menyimpang dari SOP, maka dapat ditindaklanjuti dengan lebih mudah.
Piramida Dokumen SOP sesuai Standar ISO 9001
International Organization for Standardization atau ISO merupakan sistem manajemen mutu yang berstandar internasional. Perusahaan yang membuat SOP berdasarkan ISO 9001 akan lebih mungkin untuk memenangkan pasar karena ada jaminan kualitas dari produk atau layanan yang ditawarkan kepada konsumen.
SOP dibuat dalam bentuk dokumen agar perusahaan mudah untuk melakukan pemantauan, evaluasi, dan perbaikan atau pengembangan. Dokumen SOP ini pun tidak dibuat asal-asalan, terlebih lagi jika mengacu pada standar ISO.
Dokumen SOP biasa disebut dengan Piramida Dokumen SOP yang terdiri dari: Kebijakan, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Rekaman. Berikut ini penjelasan lebih lengkap mengenai piramida dokumen SOP.
- Kebijakan
Kebijakan atau policy adalah pernyataan formal manajemen organisasi yang berisi latar belakang dan komitmen untuk mencapai tujuan organisasi. Pembuatan kebijakan ini sebaiknya mengacu pada siklus PDCA.
- Plan -> Proses Perencanaan
- Do -> Proses Pelaksanaan
- Check -> Menjamin sesuai Tujuan
- Action -> Meningkatkan kinerja agar lebih baik
- Prosedur
Prosedur adalah instruksi tertulis sebagai pedoman dalam menyelesaikan sebuah tugas rutin (repetitif) untuk menghindari kesalahan dalam bekerja. Ada tiga waktu pembuatan prosedur:
- Sebelum sebuah proses atau aktivitas dilaksanakan pertama kali
- Setelah dilakukan uji coba
- Terdapat perubahan organisasi, lingkungan, atau kebijakan organisasi pemerintah
- Instruksi Kerja
Instruksi kerja adalah dokumen yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktivitas yang hanya melibatkan satu unit kerja atau satu jabatan sebagai pelaksanaannya. Ada empat waktu pembuatan instruksi kerja:
- Sebelum sebuah proses atau aktivitas dilaksanakan pertama kali
- Setelah uji coba proses, aktivitas, atau peralatan
- Terdapat perubahan atau modifikasi peralatan
- Terdapat perubahan organisasi, lingkungan, atau peraturan perundangan
- Rekaman
Rekaman atau recording merupakan pernyataan tertulis yang merupakan bukti bahwa SOP sudah diimplementasikan sesuai dengan langkah yang telah dituangkan sebelumnya. Salah satu alat bantu untuk mengumpulkan rekaman adalah formulir.
Apa Pentingnya SOP bagi Perusahaan?
Banyak hal yang membuat SOP sangat penting untuk dimiliki. Berikut ini pentingnya SOP bagi sebuah perusahaan:
- Membawa Perubahan Positif bagi Karyawan dan Hasil Pekerjaan
Adanya SOP di dalam perusahaan akan membawa perubahan positif bagi karyawan yang bekerja di tempat tersebut. Terlebih lagi, bagi karyawan baru yang belum memahami dengan baik alur kerja yang ada di perusahaan.
SOP akan membantu karyawan mempelajari dan memahami bisnis ataupun tugas tanpa perlu menghabiskan waktu untuk bertanya kepada orang lain. SOP juga memberikan karyawan efisiensi dan prediktabilitas saat mengerjakan tugas. Sehingga, kemungkinan untuk berhasil menyelesaikan pekerjaan dengan baik akan jauh lebih besar.
- Meningkatkan Keamanan Bisnis
Anda tidak perlu merasa khawatir terhadap kerusakan besar yang mungkin terjadi pada bisnis. Itu karena salah satu tujuan SOP, yaitu untuk memperkecil risiko kegagalan ataupun kerugian. Sehingga, dalam proses pembuatannya akan ada pengamatan mendalam tentang ancaman yang mungkin dihadapi perusahaan, kemudian menyusun strategi untuk menekan atau mencegahnya.
- Meningkatkan Kepatuhan Sumber Daya Manusia
SOP berguna untuk meningkatkan kepatuhan sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Itu terjadi karena SOP bisa digunakan sebagai hukum tertulis untuk mengatur para karyawan. Jika dilanggar, maka akan ada sanksi yang mengancam.
- Mengontrol dan Menjaga Kualitas Produk
Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mengontrol dan menjaga kualitas produk karena sudah ada pakem yang harus diikuti. Jadi, karyawan tidak bisa bertindak semaunya sendiri yang berisiko menghancurkan jalannya bisnis yang dimiliki perusahaan.
- Standarisasi Layanan Pelanggan
SOP juga akan sangat berguna bagi perusahaan berbasis layanan. SOP tersebut akan menjadi petunjuk atau pedoman standar yang digunakan karyawan untuk memecahkan masalah yang dialami pelanggan. Sehingga, karyawan tidak perlu kebingungan, apalagi sampai melakukan kesalahan atau penanganan yang tidak tepat kepada pelanggan.
Sekarang Anda sudah tahu apa pengertian dan pentingnya SOP bagi sebuah perusahaan. Jadi, jangan sampai Anda tidak memilikinya. Selamat mencoba dan temukan SOP yang tepat bagi perusahaan Anda.
Sumber:
https://isoindonesiacenter.com/manfaat-iso-bagi-perushaaan/
https://solvoglobal.com/standard-operating-procedures-2/
https://blog.montrium.com/experts/what-are-sops-and-why-does-my-organization-need-them
