Membangun Budaya Organisasi sistem Kanban Untuk Berpikir Secara Jangka Panjang

Kanban merupakan metode untuk merancang, mengelola, dan meningkatkan alur sistem untuk pengetahuan pekerjaan. Dengan menggunakan Kanban, organisasi dapat mengubah alur pekerjaan yang sudah ada dan mengubahnya menjadi lebih evolusioner. Kanban juga dapat digunakan untuk memberikan gambaran dari alur pekerjaan, membatasi work-in-progress, dan mulai menyelesaikan pekerjaan yang ada.

Kata Jepang "Kanban", yang berarti "papan visual" atau "tanda", telah digunakan dalam arti definisi proses sejak 1960-an. Sistem yang digunakan oleh Toyota untuk membatasi pekerjaan mereka yang sedang berlangsung disebut "Sistem Kanban". Di sisi lain, istilah "kanban" model diketahui dan terkait dengan munculnya "metode kanban", yang pertama kali didefinisikan pada tahun 2007.

Berdasarkan penjelasan di atas, Anda dapat melihat bahwa dengan menggunakan Kanban dapat mempermudah dalam menangani perubahan permintaan. Ini karena Kanban adalah proses sederhana dan telah menjadi bagian alami dari pekerjaan. Kandan dapat memudahkan anggota yang bekerja untuk mempercepat atau memperlambat proses karena Kanban fleksibel. Saat menghadapi tekanan waktu, menggunakan kanban dapat mengurangi risiko kesalahpahaman atau kesalahan.

Pada awal abad ke-21, pemain kunci dalam industri perangkat lunak dengan cepat menyadari bagaimana Kanban dapat secara positif mengubah cara produk dan layanan disampaikan.

Dengan peningkatan fokus pada efisiensi dan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi komputasi, Kanban meninggalkan ranah industri otomotif dan berhasil diterapkan ke sektor komersial kompleks lainnya seperti TI, pengembangan perangkat lunak, R&D, dan lainnya. Jadi, apa yang sekarang kita kenal sebagai Metode Kanban muncul pada awal tahun 2007.

Kanban merupakan metode untuk merancang, mengelola, dan meningkatkan alur sistem untuk pengetahuan pekerjaan. Dengan menggunakan Kanban, organisasi dapat mengubah alur pekerjaan yang sudah ada dan mengubahnya menjadi lebih evolusioner. Kanban juga dapat digunakan untuk memberikan gambaran dari alur pekerjaan, membatasi work-in-progress, dan mulai menyelesaikan pekerjaan yang ada.

Terdapat 5 peraturan untuk bisa menjalankan sistem Kanban yang sukses, yaitu:

1. Bagian demand memberitahu bagian dengan menggunakan Kanban kepada pemasok ketika item baru dibutuhkan
2. Bagian pemasok menghasilkan item sejumlah yang dibutuhkan sesuai dengan Kanban oleh bagian demand
3. Tidak ada item yang dibuat atau dipindahkan tanpa menggunakan Kanban
4. Defects atau item yang tidak sempurna atau kesalahan tidak dikirimkan ke proses berikutnya.
5. Jumlah Kanban dikurangi secara hati-hati untuk menurunkan persediaan dan menampilkan masalah yang muncul.

Itulah 5 peraturan yang bisa dijalankan sistem kanban yang sukses. Dengan menggunakan sistem Kanban di tempat kerja, akan menjadi berguna dalam mengurangi masalah dan memanfaatkan segala sumber daya menjadi lebih efektif.

 

Meningkatkan Organisasi Dengan Pola Pikir Jangka Panjang

Untuk dapat mengurangi masalah dan memanfaatkan sumber daya yang efektif dengan menggunakan sistem kanban, setiap perusahaan memiliki misi yang khusus perihal eksistensinya di dalam usaha yang digeluti. Misi ini mendorong perusahaan untuk menentukan target perusahaan, yang menjadi penentu arah gerak segenap komponen organisasi untuk mencapai kesuksesan. Oleh karena itu, penentuan target tidak bisa dimuat hanya untuk memenuhi hal-hal yang sifatnya sementara, tapi penentuan target selanjutnya harus memiliki cakupan yang lebih luas, berorientasi ke masa depan dan bisa menjalankan segenap energi dan sumber energi organisasi untuk mewujudkan masa depan yang diinginkan.

Dengan menggunakan pola pikir jangka panjang, Anda dapat membangun budaya, organisasi, dan teknologi yang mengurangi terjadinya kesalahan dapat meningkatkan kemampuan untuk menyadari dan mengambil peluang pasar yang ada. Organisasi yang dinamis akan selalu meningkatkan produktivitasnya serta mempertahankan hal yang menjadi keunggulan kompetitif mereka. Memperhatikan sumber daya fisik, keuangan, kemampuan memasarkan, serta sumber daya manusia adalah beberapa faktor penting yang disyaratkan bagi organisasi untuk tetap kompetitif (Fisher, Schoenfeldt, dan Shaw, 2006). Banyak perusahaan dan organisasi bisnis menggunakan konsep dan ide-ide baru untuk membantu mengelola lebih baik dari hari ke hari kegiatan atau bisnisnya.

Kebanyakan orang sangat mudah terjebak untuk terlalu fokus pada satu kegiatan saja saat mengembangkan produk. Hal ini dapat membuat orang tersebut tidak melihat gambaran besar dan meningkatkan terjadinya kesalahan atau error.

 

Gunakanlah 3 hal berikut untuk dapat meningkatkan sistem dalam organisasi Anda dan mengubahnya menjadi berpikir secara jangka panjang.            

1. Leadership

Pada bagian kepemimpinan, orang perlu membangun kemampuan untuk mengambil peluang dan mengubah informasi yang didapat menjadi suatu tindakan nyata. Untuk bisa melakukannya perlu membangun manajer dan karyawan yang berfokus pada pemecahan masalah dan berani mengambil inisiatif ketika peluang muncul. Selain itu, mereka juga memerlukan sistem yang mampu mendukung mereka untuk bisa terus bereksperimen.

2. Fleksibilitas dalam organisasi

Organisasi harus memiliki fleksibilitas, yaitu kemampuan untuk mengadaptasi struktur, menyeimbangkan tim, mengubah proses, dan membangun keterampilan untuk dapat mengambil peluang pasar. Untuk dapat melakukannya, Anda perlu berpindah dari zona nyaman ke hal yang lebih baru. Hal ini memerlukan rasa percaya atas kemampuan tim Anda untuk mampu mencapainya. Membangun kepercayaan dapat dilakukan dengan memperjelas niatan dalam melakukan suatu progress, meningkatkan kinerja sebagai keseluruhan, melakukan percakapan secara teratur dengan orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan, dan ikut terlibat dalam memecahkan masalah.

3. Fleksibilitas dalam teknologi

Teknologi yang digunakan perlu memiliki kemampuan untuk mengadaptasi beragam jenis proses dengan informasi terbaru. Terdapat 5 faktor yang dapat membantu Anda untuk fokus dan meningkatkan kinerja, yaitu meningkatkan fokus pada seluruh bagian, adanya masukan, pengambilan keputusan yang cepat, menggunakan modular design, dan budaya eksperimental.

Kunci dan tujuan dari 3 hal tersebut adalah untuk menyadari bahwa sinergi dari kepemimpinan, budaya, serta teknologi yang fleksibel dapat menghasilkan agility dan memberikan peningkatan jangka panjang. Dengan menggunakan sistem kanban di tempat kerja, akan berguna untuk mengurangi masalah dan menggunakan semua sumber daya agar lebih efektif.