KPI: Pengertian, Perancangan dan Penerapannya di Perusahaan
Mungkin, Anda pernah mendengar KPI adalah hal yang penting dalam berbisnis. Namun, belum mengetahui dengan baik apa itu KPI dan bagaimana cara merancang serta menerapkannya dalam bisnis Anda. Untuk mengetahui lebih jauh mengenai KPI, Anda bisa menyimak artikel berikut ini.
Apa itu KPI?
KPI merupakan singkatan dari Key Performances Indicator atau dalam bahasa Indonesia berarti indikator kinerja utama. KPI ini berfungsi sebagai indikator yang mengukur bagaimana kinerja perusahaan Anda untuk mencapai tujuannya dalam waktu tertentu.
Indikator kinerja utama ini hadir dalam setiap aspek bisnis pada sebuah perusahaan, baik itu keuangan, penjualan, pemasaran hingga aspek operasional. Sehingga, bisa dibilang jika kehadiran KPI merupakan kewajiban bagi perusahaan untuk bisa mengukur pencapaiannya setiap waktu.
Dengan adanya KPI, semua aspek di perusahaan bisa berjalan dengan efektif dan bergerak maju menuju level strategis. Oleh karena itu, penting bagi Anda dan karyawan Anda untuk memahami serta menerapkan KPI untuk memajukan perusahaan.
6 Komponen dalam Merancang KPI
Sebelum merancang KPI, Anda perlu mendefinisikan tujuan dan strategi dengan jelas, dapat diukur dan mudah untuk dikomunikasikan. Setelah mengetahui apa saja tujuan yang ingin dicapai, Anda bisa membuat indikator kinerja atau KPI untuk bisa mengukur pencapaiannya.
Anda perlu memastikan ada enam komponen yang harus ada dalam indikator kinerja. Berikut ini enam komponen untuk merancang KPI agar bisa mencapai tujuan yang diharapkan.
1. Jelaskan Tujuan yang Diinginkan
Untuk mendapatkan indikator kinerja yang tepat, Anda perlu menjelaskan tujuan yang diinginkan dengan detail dan spesifik. Semakin detail dan spesifik tujuan yang ingin dicapai, maka pengukuran indikator juga semakin jelas.
Memberikan tujuan yang kurang spesifik akan membuat persepsi yang berbeda antara individu. Hal ini bisa menyulitkan Anda dan tim untuk mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, lakukan kesepakatan terhadap tujuan yang diinginkan dengan spesifik.
2. Merancang Pengukuran Alternatif
Setelah mendapatkan tujuan yang spesifik, Anda perlu melakukan analisis untuk mengetahui tujuan yang Anda miliki dapat diukur atau tidak. Anda bisa mengetahuinya dengan menjawab pertanyaan berikut.
- Apakah tujuan Anda dapat diukur secara langsung?
- Apakah ada cara untuk mengukur keseluruhan tujuan Anda dengan satu atau lebih pengukuran?
Jika jawaban dari pertanyaan di atas adalah “Ya”, maka Anda perlu menentukan pengukuran yang tepat. Misalnya, jika tujuan strategis perusahaan Anda adalah untuk meningkatkan penjualan produk dan hasil yang diinginkan adalah pendapatan penjualan produk meningkat. Maka, pengukuran langsungnya adalah pendapatan dari penjualan produk.
Namun, jika jawaban dari pertanyaan tersebut adalah “Tidak”, maka Anda tidak bisa mengukur kinerjanya secara langsung. Anda perlu mengembangkan komponen terukur yang secara menyeluruh menggambarkan hasil yang diinginkan. Kemudian, menentukan beberapa hipotesis yang memiliki korelasi dengan tujuan yang ingin dicapai.
3. Pilih Pengukuran yang Tepat untuk Setiap Tujuan
Untuk memudahkan pencapaian tujuan, Anda bisa membuat indikator berdasarkan tujuan yang telah dibagi ke dalam bagian-bagian kecil. Kemudian, persempit indikator kerja yang sebelumnya telah dibuat menjadi lebih spesifik lagi.
Setelah itu, Anda bisa merancang pengukuran indikator kinerja yang bisa menjelaskan bagaimana kinerja strategis dapat meningkat, memburuk, atau tetap sama.
4. Tentukan Indeks sesuai Kebutuhan
Terkadang analisis untuk membuat indikator kinerja memberikan hasil yang berbeda dari tujuan yang diharapkan. Sehingga, Anda perlu membuat sebuah indeks yang dapat mengelompokkan beberapa indikator ke dalam satu grup yang sama untuk memudahkan proses analisis.
Biasanya, indeks ini digunakan terhadap pengukuran yang tidak bisa berdiri sendiri saat menggambarkan kinerjanya. Misalnya, kepuasan dan loyalitas konsumen. Untuk mengukur tujuan tersebut dibutuhkan beberapa indikator dari dimensi yang berbeda.
5. Tetapkan Target dan Ambang Batas
Anda perlu menetapkan target dan ambang batas dalam merancang KPI untuk melihat kinerja positif dan kinerja negatif yang dilakukan oleh karyawan Anda. Adanya indikator didasarkan oleh target, sementara ambang batas adalah batas atas dan batas bawah yang menggambarkan nilai target.
Biasanya, ambang batas ini digambarkan dengan tiga bagian warna. Warna hijau untuk indikator yang telah mencapai target, warna kuning untuk indikator yang hampir mencapai target dan warna merah untuk indikator yang tidak mencapai target.
6. Dokumentasikan Indikator Kinerja
Langkah ini merupakan transisi dari perancangan KPI ke implementasi atau penerapan KPI di perusahaan. Sebelum melakukan implementasi KPI, Anda perlu membuat sebuah tabel untuk mendokumentasikan indikator kinerja.
Nantinya, tabel ini berisi setiap indikator kinerja berupa progres yang dilakukan oleh karyawan berdasarkan tim atau divisi. Tabel ini harus menampilkan semua kinerja yang dilakukan karyawan secara konsisten dalam suatu periode waktu.
5 Cara Penerapan KPI untuk Meningkatkan Performa Perusahaan
Seorang pemimpin atau manajer perusahaan perlu memiliki kemampuan untuk menerapkan KPI yang efektif dan relevan untuk mengukur kinerja bisnis. Adanya KPI yang efektif dan relevan akan membantu perusahaan untuk maju dan berkembang.
Oleh karena itu, penting bagi para pemimpin, manajer dan karyawan lainnya untuk mengetahui cara implementasi KPI yang efektif. Berikut ini lima cara menerapkan KPI untuk meningkatkan performa perusahaan.
1. Mengidentifikasi Lingkup Kinerja Bisnis
Biasanya, isi KPI sama dengan tujuan bisnis perusahaan. Sehingga, KPI dapat digunakan untuk mengukur aspek-aspek yang mendukung kemajuan perusahaan seperti pertumbuhan bisnis, kinerja keuangan, kepuasan pelanggan serta retensi karyawan.
Agar KPI bisa memberikan hasil yang optimal, maka Anda perlu mengidentifikasi ruang lingkup kinerja bisnis. Dengan mengetahui ruang lingkup kinerja bisnis masing-masing divisi, akan lebih mudah untuk membuat KPI yang dapat meningkatkan performa perusahaan.
2. Menentukan Target Kinerja
Setelah mengetahui lingkup kinerja bisnis, Anda bisa menentukan target kinerja dari tiap divisi atau sektor di perusahaan. Adanya target kinerja ini akan mengukur kinerja positif dan kinerja negatif dari setiap karyawan.
Pastikan, Anda menentukan target kinerja ini secara spesifik. Semakin spesifik target kinerja yang Anda miliki, maka semakin mudah untuk merealisasikannya.
Sebelum melakukan implementasi KPI, Anda harus memastikan KPI tersebut efektif dengan menggunakan SMART. SMART adalah singkatan dari Specific (Spesifik), Measurable (Terukur), Attainable (Dapat Tercapai), Realistic (Realistis) dan Time-Bound (Terikat Waktu).
Misalnya, target kinerja Anda untuk divisi pemasaran adalah mendapatkan banyak konsumen baru pada tahun ini. Lingkup dari target kinerja tersebut masih cukup besar, Anda bisa membuat target kinerja yang lebih spesifik seperti perusahaan harus mendapatkan 5000 konsumen baru pada tahun ini .
Dengan adanya target yang lebih spesifik, Anda dan karyawan lainnya akan lebih terpacu untuk bisa memenuhi KPI tersebut.
3. Membandingkan Pencapaian dengan Target Kinerja
Setelah melakukan beberapa hal yang ada dalam target kinerja, Anda perlu melakukan perbandingan atas pencapaian yang telah didapatkan di awal.
Perbandingan pencapaian dengan kinerja ini berguna untuk mengetahui sejauh mana target kinerja telah tercapai. Sehingga, Anda bisa menentukan rencana selanjutnya untuk dapat memenuhi seluruh target kinerja.
4. Meninjau dan Mengubah Kinerja
Untuk mengetahui keberhasilan kinerja dalam memenuhi KPI yang telah dibuat, Anda perlu melakukan peninjauan. Peninjauan ini berguna untuk membantu Anda dalam membuat KPI yang lebih realistis kedepannya.
Selain itu, Anda juga bisa mengukur tingkat kinerja karyawan menurun atau meningkat. Di mana hal ini akan membantu Anda untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan membuat tujuan yang lebih realistis ke depannya.
5. Menentukan Interval antara Tinjauan KPI
Anda perlu membuat jadwal peninjauan KPI yang berbeda-beda berdasarkan lingkup kinerja bisnisnya. Pastikan jadwal peninjauan KPI tersebut dipatuhi secara ketat agar Anda mendapatkan hasil pengukuran kinerja yang akurat.
Itulah penjelasan mengenai apa itu KPI, cara merancang dan menerapkannya di perusahaan. Pastikan Anda memperhatikan banyak hal dalam membuat KPI, sehingga KPI menjadi efektif dan tujuan perusahaan Anda dapat tercapai.
Referensi:
https://www.intrafocus.com/2018/08/interpreting-kpi-results/
https://blog.hubspot.com/marketing/marketing-key-performance-indicators
