Apa itu proyek dan 4 tahapan melakukannya

Dalam dunia kerja, Anda tentu sering mendengar istilah proyek. Walau mungkin tidak semua jabatan akan bersinggungan dengan proyek tapi istilah ini bisa Anda temui di semua industri.

Setiap proyek adalah peluang untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan menerapkan pendekatan manajemen yang sistematis.

Seorang individu atau organisasi yang terlibat dalam proyek perlu memahami bagaimana menyelesaikan kompleksitas masalah melalui manajemen proyek.

Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan istilah "proyek", mendeskripsikan karakteristik utama dari sebuah proyek, dan menjelaskan cara membedakan proyek dari aktivitas yang lain.

Apa itu Proyek?

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia proyek diterjemahkan sebagai rencana pekerjaan dengan sasaran khusus dan waktu penyelesaian yang terukur.

Sementara itu, buku Carier Development all in one for dummies memberikan pengertian yang lebih dalam tentang makna proyek. Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik. Besar atau kecil, sebuah proyek selalu memiliki tiga komponen berikut:

Cakupan spesifik: Hasil atau produk yang diinginkan

Jadwal: Tanggal yang ditetapkan ketika pekerjaan proyek dimulai dan berakhir

Sumber daya yang dibutuhkan: Jumlah orang dan dana yang diperlukan serta sumber daya lainnya

Sebuah tugas atau pekerjaan dapat dikatakan sebagai proyek jika memenuhi komponen ini. Setiap komponen memiliki pengaruh terhadap komponen lainnya. Keberadaan proyek tentu dilandasi atas tujuan dan hasil yang diharapkan.

Tanggal akhir proyek merupakan bagian penting dalam menentukan tenggat waktu dan target kesuksesan sebuah proyek. Dan proyek hanya bisa berjalan jika memiliki sumber dana dan tenaga yang mencukupi. Apabila salah satu komponen tidak tersedia maka proyek bisa berjalan lebih lambat atau bahkan berhenti.

 

Perbedaan proyek, Proses dan Program.

Selain proyek, dalam dunia bisnis juga dikenal istilah proses dan program. Sayangnya banyak orang yang sering mencampuradukkan istilah-istilah ini. Mereka cenderung tidak sadar perbedaan ketiganya dan berujung salah menempatkannya dalam pembicaraan.

Jika sebelumnya, kami sudah menginformasikan pengertian proyek maka berikut ini adalah pengertian proses dan program:

Proses:

Proses adalah rangkaian langkah rutin untuk menjalankan fungsi tertentu, seperti proses pengadaan atau proses anggaran. Proses bukanlah aktivitas satu kali yang mencapai hasil tertentu; sebaliknya, ia mendefinisikan bagaimana fungsi tertentu dilakukan setiap saat. Tapi proses seringkali menjadi bagian dari proyek.

Program:

Istilah ini dapat menggambarkan dua situasi yang berbeda. Pertama, program bisa menjadi serangkaian tujuan yang memunculkan proyek tertentu. Tapi, tidak seperti proyek, program tidak pernah bisa diselesaikan sepenuhnya dan membutuhkan satu atau lebih proyek untuk dapat mencapai hasil tertentu yang terkait dengan tujuan program.

Kedua, suatu program terkadang merujuk pada sekelompok proyek tertentu yang mencapai tujuan bersama.

Nah, itu dia perbedaan proyek, proses dan program. Serupa tapi tak sama, bisa bersentuhan tapi juga bisa terpisah.

4 Tahapan dalam pelaksanaan proyek

Pernahkan Anda memikirkan tentang tahapan-tahapan proyek sebelum terjun langsung menanganinya? Bisa jadi Anda tak pernah memikirkannya karena seringnya menjalankan proyek menyebabkan Anda menjadi autopilot. Mengerjakan secara otomatis. Padahal menganalisis tahapan perlu dilakukan agar proses manajemen proyek tepat guna dan tepat sasaran sesuai perencanaan.

Berikut adalah tahapannya:

Memulai proyek:

Walau merupakan tahap paling awal tapi Anda justru sudah harus menentukan target, melakukan evaluasi dari proyek-proyek sebelumnya, menyusun kebutuhan bisnis untuk proyek, merencanakan pendekatan yang tepat untuk menjalankannya. Semua rencana ini harus Anda susun secara rinci.

Hasil yang diharapkan dari tahap ini mungkin termasuk persetujuan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya, dokumentasi kebutuhan proyek dan perkiraan kasar waktu serta sumber daya untuk melaksanakannya, dan daftar awal orang-orang yang mungkin akan dilibatkan.

Pengorganisasian dan persiapan:

Tahap ini melibatkan pengembangan rencana berdasarkan pada hasil yang diinginkan, pekerjaan yang harus dilakukan, waktu, biaya, sumber daya lain yang dibutuhkan, dan rencana bagaimana menangani risiko proyek.

Hasil dari tahap ini dapat berupa rencana proyek yang mendokumentasikan tujuan, hasil yang diinginkan, waktu, sumber daya, dan proses pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan proyek.

Melaksanakan pekerjaan:

Tahap ini melibatkan pembentukan tim proyek dan sistem pendukung proyek, melaksanakan pekerjaan yang direncanakan, dan memantau serta mengendalikan kinerja untuk memastikan rencana berjalan dengan semestinya. Keluaran dari tahap ini dapat berupa hasil proyek, laporan kemajuan proyek, dan komunikasi lainnya.

Menutup proyek:

Tahap ini melibatkan penilaian hasil proyek, mendapatkan persetujuan pelanggan, mentransisikan anggota tim proyek ke tugas baru, menutup rekening keuangan, dan melakukanevaluasi. Keluaran dari tahap ini dapat mencakup hasil proyek akhir, diterima, dan disetujui serta rekomendasi dan saran untuk menerapkan pembelajaran dari proyek ini ke upaya serupa di masa depan.

Untuk proyek kecil, seluruh tahapan ini dapat Anda lakukan dalam beberapa hari saja, tetapi untuk proyek yang lebih besar, Anda perlu waktu yang lebih lama. Faktanya, memberikan fokus pada hal-hal mendasar dan penting dalam sebuah proyek akan mempermudah Anda untuk memantau dan mengontrol pekerjaan.

Untuk itu, hal yang umum terjadi adalah membagi pelaksanaan sebuah proyek besar menjadi beberapa fase terpisah, yang masing-masing diperlakukan sebagai proyek mini dan melewati empat tahapan ini. Tidak peduli seberapa sederhana atau kompleks proyek tersebut, bagaimanapun, keempat tahap harus Anda lakukan.

Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek Anda.

Setelah Anda mengentahui apa itu proyek, sekarang mari kita menelaah bagaimana menilai ruang lingkup sebuah proyek. Membuat dokumen kesepakatan yang berisi ruang lingkup proyek penting untuk dilakukan karena mungkin saja Anda bertemu dengan klien atau atasan yang belum memiliki bayangan mengenai hal-hal detail sebuah proyek.

Lingkup proyek adalah bagian dari perencanaan yang melibatkan penentuan dan pendokumentasian daftar tujuan proyek tertentu, hasil, fitur, fungsi, tugas, tenggat waktu, dan biaya.

Dengan kata lain, apa yang perlu dicapai dan pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Ruang lingkup ini harus anda tuangkan dalam sebuah dokumen pernyataan yang menjadi konfirmasi tertulis dan persetujuan dari pihak-pihak terkait sebelum pekerjaan proyek dimulai.

Fungsi pernyataan ruang lingkup proyek:

1. Perjanjian

Penyataan ini dapat menjadi perjanjian yang mengikat antara pihak-pihak yang berkepentingan . Jika kesepakatan sudah jelas sejak awal, maka Anda dapat mengurangi kemungkinan adanya gesekan saat proyek berjalan.

2. Komitmen

Pernyataan ini menjadi bentuk keseriusan yang menyepakati timbal balik antara dua pihak. Artinya pemohon proyek berkomitmen bahwa mereka akan menganggap proyek Anda 100 persen berhasil jika Anda memberikan hasil tertentu.

3. Identifikasi batasan

Anda dan tim Anda mengidentifikasi semua batasan terkait pendekatan terhadap pekerjaan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan. Pemohon proyek Anda setuju bahwa tidak ada batasan selain yang telah Anda identifikasi dan bahwa mereka akan memberikan dukungan yang Anda nyatakan dibutuhkan.

4. Identifikasi Asumsi

Anda dan tim Anda mengidentifikasi semua asumsi yang Anda buat saat menetapkan pernyataan ruang lingkup Anda. Pemohon proyek Anda setuju bahwa, jika salah satu asumsi ini terbukti tidak valid, Anda mungkin harus mengubah beberapa atau semua rencana proyek Anda.

5. Mengelola harapan

Pernyataan ruang lingkup yang ditulis dengan baik merupakan sumber penting untuk membantu mengelola harapan pemangku kepentingan.

Dalam membuat pernyataan tertulis ruang lingkup poyek, Anda harus memasukkan hal-hal penting secara detail yang akan mempengaruhi jalannya sebuah proyek sebgai berikut:

Justifikasi: Pernyataan singkat mengenai kebutuhan bisnis proyek Anda.

Deskripsi ruang lingkup produk: Karakteristik produk, layanan, dan / atau hasil yang diharapkan oleh proyek Anda.

Kriteria penerimaan: Syarat atau poin penting yang harus dipenuhi saat proyek berakhir dan diterima oleh klien atau atasan.

Hasil Kerja / Tujuan: Produk, layanan, dan / atau hasil proyek Anda

Pengecualian proyek: Pernyataan tentang hal-hal apa saja yang tidak termasuk tanggungjawab pihak Anda dalam penyelesaian proyek.

Kendala: Perkiraan halangan yang mungkin datang dan membatasi apa yang dapat Anda capai, bagaimana solusi yang dapat diberikan, kapan Anda dapat mencapainya, dan berapa banyak biaya.

Asumsi: Pernyataan tentang bagaimana Anda akan menangani informasi yang tidak pasti saat Anda menyusun, merencanakan, dan melaksanakan proyek Anda

Tentu saja, Anda tidak mungkin meramalkan masa depan. Namun, pernyataan ruang lingkup ini mewakili komitmen proyek berdasarkan apa yang Anda ketahui saat ini dan yang diharapkan menjadi kenyataan di masa depan. Jika dan ketika situasi berubah, Anda harus menilai efek perubahan pada semua aspek proyek Anda dan mengusulkan perubahan yang diperlukan untuk pernyataan ruang lingkup Anda. Peminta proyek Anda selalu memiliki opsi untuk menerima perubahan yang Anda usulkan (dan mengizinkan proyek untuk dilanjutkan) atau membatalkan proyek Anda.

DOKUMEN TERKAIT DENGAN PERNYATAAN RUANG LINGKUP

Dalam menyusun perencanaan proyek, organisasi Anda mungkin saja memiliki standar khusus dalam pengadaan dokumen terkait proyek. Walau begitu, pernyataan ruang lingkup sebaiknya Anda prioritaskan untuk disepakati.

Dalam penulisan pernyataan ini, Anda bisa saja menggunakan dokumen lain sebagai sumber informasi untuk mempersiapkan atau menjelaskan rencana proyek Anda. Berikut adalah beberapa dokumen pendukungnya:

Dokumen persyaratan pasar: Permintaan resmi untuk mengembangkan atau memodifikasi produk. Dokumen ini biasanya disiapkan oleh anggota divisi penjualan dan pemasaran organisasi Anda yang dapat mengarah pada pelaksanaan sebuah proyek.

Namun dalam bentuk aslinya, dokumen ini hanya mencerminkan keinginan orang yang menulisnya. Ini tidak mencerminkan penilaian apakah proyek Anda memenuhi standar permintaan tersebut dan juga bukan pernyataan komitmen Anda untuk memenuhi permintaan tersebut.

Dokumen persyaratan bisnis: Deskripsi kebutuhan bisnis yang harus ditangani oleh produk, layanan, atau sistem yang diminta.

Persyaratan teknis, dokumen spesifikasi, atau dokumen persyaratan produk: Penjelasan tentang karakteristik yang harus dimiliki oleh produk dan jasa yang dihasilkan.

Permintaan proyek: Permintaan tertulis untuk proyek oleh divisi lain dalam organisasi. Permintaan proyek hanya menunjukkan keinginan untuk membuat sebuah proyek saja dan bukan kesepakatan serta komitmen bersama untuk melaksanakannya.

Pernyataan kerja: Deskripsi naratif tentang produk, layanan, atau hasil yang akan diberikan oleh suatu proyek.

Profil proyek: Dokumen yang menyoroti informasi utama tentang suatu proyek, terkadang juga disebut ringkasan proyek atau abstrak proyek.

Piagam proyek: Sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh manajemen atas yang secara resmi menetapkan proyek dan memberi wewenang kepada manajer proyek untuk menggunakan sumber daya organisasi untuk melakukan kegiatan proyek.

Perintah kerja: Deskripsi tertulis tentang pekerjaan yang akan dilakukan orang atau kelompok di organisasi Anda untuk mendukung proyek Anda. Perintah kerja yang ditandatangani berfokus pada kinerja kerja daripada hasil proyek secara keseluruhan.

Kontrak: Perjanjian hukum untuk menyediakan barang atau jasa tertentu.

Perlu Anda sadari bahwa dokumen-dokumen ini bukanlah pernyataan ruang lingkup proyek tapi dapat Anda gunakan untuk mempermudah pekerjaan Anda. Untuk itu, sebelum memulai menulis, sebaiknya Anda mulai mengumpulkan dokumen-dokumen.

Itulah penjelasan singkat mengenai proyek dan hal-hal yang mendukung terlaksananya sebuah proyek. Mengetahui informasi ini akan menjadikan Anda lebih sistematis dalam memulai sebuah proyek. Pada artikel selanjutnya, kami akan melanjutkan informasi lainnya seputar pelaksanaan proyek.