Apa Itu Lean dan Mengapa Begitu Penting
Pada dasarnya, Lean adalah metode yang bertujuan untuk meningkatkan proses dengan menghilangkan semua kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah dan meningkatkan proses kerja sehingga hasil yang paling efektif dan tercepat.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara membangun budaya, organisasi, dan rangkaian program yang tepat untuk meningkatkan inisiatif dan mengurangi terjadinya hambatan. Untuk bisa melakukannya, Anda dapat menggunakan Kanban.
Apa itu Kanban?
Kanban adalah istilah dalam bahasa Jepang yang berarti ‘sinyal visual’ atau ‘kartu’ yang digunakan oleh Toyota untuk memberi tanda pada proses manufaktur mereka dan menyeimbangkan jumlah demand atau permintaan dengan kapasitas yang dapat dilakukan. Sistem ini memungkinkan tim untuk berkomunikasi dengan mudah mengenai pekerjaan apa yang harus dilakukan dan kapan tepatnya pekerjaan tersebut perlu dilakukan.
Kanban dapat membantu Anda mendapatkan gambar situasi saat ini, tetapi tanpa mengatakan apa yang perlu dilakukan. Anda perlu memutuskan apa yang perlu dilakukan. Seringkali, sumber daya yang dapat Anda gunakan untuk perbaikan terbatas, maka Anda perlu memastikan setiap penggunaan bermanfaat. Anda dapat menggunakan metode Lean untuk mengambil keputusan.
Lean adalah kegiatan produksi yang mempertimbangkan bahwa pengeluaran sumber daya untuk tujuan selain menghasilkan nilai bagi pelanggan akhir adalah hal yang sia-sia dan perlu dihilangkan. Dengan menggunakan Lean, Anda dapat menilai nilai berdasarkan sudut pandang pelanggan. Seringkali organisasi akan terjebak dalam merayakan keberhasilan suatu struktur seperti metode proses dan pengurangan biaya terlepas dari sistem output seperti kualitas dan pengalaman pelanggan. Dengan memposisikan diri Anda dalam posisi pelanggan, Anda dapat melihat perbedaan yang signifikan.
Ada tahapan perubahan yang perlu dilewati oleh manajemen untuk dapat meningkat menjadi lebih baik, yaitu berubah dari mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber daya untuk difokuskan pada pengoptimalan efisiensi alur. Kemudian ubah dari mengoptimalkan aliran untuk mengoptimalkan nilai. Untuk dapat melakukan perubahan apapun, organisasi harus menyerahkan sesuatu untuk dapat berpindah dari satu proses ke proses lain. Ini akan membantu tim untuk fokus bahwa tujuan utama bukan untuk menerapkan proses yang sempurna tetapi untuk mencapai hasil terbaik dan meningkatkan kemampuan kami untuk mencapainya.
Lean merupakan sistem manajemen yang dapat terus membantu individu untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting dan mampu menghasilkan nilai-nilai nyata. Untuk dapat melakukannya, maka Anda perlu mengganti sistem dalam menjalankan kemajuan. Setiap orang perlu bertanggung jawab atas proses dan kualitas pekerjaan yang dilakukan. Ketika proses bagaimana pekerjaan selesai meningkat, efisiensi hasil yang diperoleh dapat memberikan pengurangan biaya. Strategi ini dapat memberikan manfaat jangka panjang, terutama dalam membangun kepercayaan antara tim dan manajemen. Untuk dapat melakukan lean, berikut adalah tahapan yang dapat Anda lakukan:
- Memahami kondisi saat ini
Deskripsikan dimana posisi Anda sekarang. Ketika Anda memahami kondisi Anda saat ini, Anda dapat menjadikannya kondisi awal untuk menetapkan arahan kemana Anda ingin menuju nantinya.
- Menetapkan improvement yang diharapkan
Deskripsikan peningkatan apa yang Anda harapkan terjadi. Dengan memperjelas apa yang Anda harapkan sebelum menjalankan eksperimen, maka Anda dan rekan akan lebih mampu mendeteksi terjadinya hasil yang tidak terduga atau informasi baru.
- Melakukan eksperimen
Cobalah untuk melakukan hal baru dalam mengembangkan produk. Lakukan satu atau lebih eksperimen untuk menemukan jalan terbaik bagi kondisi target Anda.
- Sustain or pivot
Jika tidak ada informasi baru yang muncul selama kurun waktu yang ditentukan, maka Anda perlu menghentikan eksperimen dan melanjutkan pekerjaan. Apabila ternyata menghasilkan hasil yang positif, implementasikan proses tersebut sebagai standar yang baru.
Keempat tahapan tersebut terkadang dikenal juga sebagai Plan Do Check Act atau PDCA. Dengan melakukan PDCA, Anda dapat melakukan pengembangan produk yang mampu memberikan informasi yang cukup untuk mengurangi terjadinya hasil yang tidak diinginkan.
Dikutip dari LeanIndonesia.org, dalam konsep lean sendiri berfokus pada identifikasi waste atau pemborosan yang tidak ada nilai tambah dalam suatu proses. Terdapat 8 macam waste yang umum terjadi dan perlu dihilangkan, yaitu:
- Waste Defect
Produk yang cacat atau rusak yang membutuhkan perbaikan sehingga banyak usaha dan waktu yang terbuang dalam suatu proses merupakan pemborosan
- Waste Overproduction
Membuat produk lebih awal dari jadwal yang dibutuhkan dalam jumlah yang lebih besar menyebabkan pemborosan penyimpanan karena kelebihan persediaan
- Waste Waiting
Menunggu dalam suatu proses dan tidak melakukan kegiatan dapat berakibat waktu yang terbuang sehingga mengakibatkan pemborosan tanpa adanya hasil yang didapat
- Waste Non Utilized Talent
Pemilihan serta melibatkan karyawan yang tidak berbakat dalam proses termasuk pemborosan dan menyebabkan kurangnya peningkatan hasil pencapaian perusahaan
- Waste Transportation
Memindahkan barang atau komponen dalam suatu proses bahkan dalam jarak yang dekat membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang tidak memberikan nilai tambah
- Waste Inventory
Persediaan yang berlebihan atau kelebihan stok sehingga menghabiskan tempat, waktu dan tenaga yang dikeluarkan untuk penanganan tambahan
- Waste Motion
Gerakan yang tidak memberikan nilai tambah dengan menghabiskan waktu dan energi termasuk pemborosan dalam suatu proses
- Waste Extra Processing
Segala bentuk penambahan proses yang tidak diperlukan akan menambah pengeluaran dan akan merugikan bagi perusahaan
8 Jenis waste ini sering terjadi karena dianggap sesuatu yang alami terjadi, semua jenis waste ini berbahaya dan dapat meningkatkan peningkatan biaya operasi yang sebenarnya. Saat menerapkan lean, Anda dapat mengurangi biaya yang tidak perlu dan meningkatkan pendapatan. Tujuan dari lean adalah meningkatkan customer value secara terus menerus dengan peningkatan rasio antara nilai tambah terhadap waste ( the value-to-waste ratio ).
