9 Langkah Mengimplementasikan SOP dan Cara Mengukurnya

Mengimplementasikan SOP akan jauh lebih sulit daripada saat membuatnya. Itu karena setiap orang terbiasa mengerjakan tugas dengan caranya sendiri. Hanya saja, pengimplementasian SOP ini perlu dilakukan untuk membatu perusahaan mengelola proses bisnisnya dengan baik.

9 Langkah untuk Mengimplementasikan SOP Perusahaan

Standard Operating Procedures atau SOP adalah seperangkat pedoman, petunjuk, atau instruksi yang dibuat oleh perusahaan untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat, cepat dan mudah.

Bisa dikatakan bahwa SOP menjadi aturan standar yang harus diikuti oleh seluruh karyawan untuk mencegah terjadinya kesalahan besar. Akan tetapi, membuat karyawan mengikuti SOP yang berlaku tidaklah mudah. Maka dari itu, ada sembilan langkah umum yang dapat perusahaan lakukan agar sukses mengimplementasikan SOP.

1. Pastikan Isi dari SOP sudah Sesuai dengan Tujuan

SOP dibuat dengan tujuan tertentu, misalnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas atau bisa juga sebagai petunjuk hukum tertentu untuk suatu permasalahan. Apapun tujuannya, maka pastikan isi dalam SOP tidak melenceng dan sudah sesuai dengan tujuan yang dimaksud.

2. Pertimbangkan Karyawan Anda

SOP dibuat untuk mempermudah urusan atau pekerjaan. Akan tetapi, perlu Anda perhatikan bahwa para karyawan biasanya berasal dari berbagai latar belakang yang berbeda, seperti tingkat pendidikan, kemampuan, atau hal lainnya. Jadi, saat menyusun SOP, pastikan bahwa seluruh karyawan memiliki kapasitas untuk memahami dan menerapkan aturan yang perusahaan buat.  

3. Format dan Tata letak yang Efektif

Menurut penelitian, 83% pembelajaran manusia terjadi secara visual. Maka dari itu, buatlah SOP dengan format dan tata letak yang efektif untuk memudahkan karyawan memahami dengan cepat isi dari SOP tersebut. Buat dengan sederhana agar tidak membuat pusing orang yang membacanya.

4. SOP perlu Dibuat oleh Penulis yang Tepat

SOP adalah dokumen tertulis yang berisi banyak sekali informasi penting di dalamnya. Jika dokumen ini ditulis bukan oleh penulis yang tepat, maka kemungkinan tulisan sulit dipahami akan lebih tinggi. Mengimplementasikan isi dari SOP pun akan sangat suit untuk dilakukan. Jadi, libatkan penulis yang tepat untuk menuliskan isi dari SOP perusahaan Anda.

5. Buat SOP yang Ringkas dan Jelas

SOP harus dibuat dengan ringkas dan jelas agar pembaca memahami isinya dengan baik dan cepat. Rasanya percuma membuat pedoman tertulis jika isinya sulit untuk dipahami. Bukan meringankan pekerjaan, malah menambah pekerjaan.

6. Konten yang Relevan

SOP berguna untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan dengan mudah dan cepat. Maka dari itu, konten yang ada di dalam SOP harus relevan dengan keadaan yang sering dialami oleh karyawan.  Sehingga, karyawan akan mencari SOP jika merasa kesulitan.

7. Letakkan Dokumen SOP di Tempat yang Mudah Di akses

Dokumen SOP harus mudah di akses oleh semua orang. Jadi, jika sewaktu-waktu karyawan membutuhkannya, ia bisa mendapatkannya dengan cepat.

8. Pastikan SOP Didistribusikan dan Dibaca oleh Seluruh Karyawan

Jangan hanya meletakkannya saja, namun distribusikan SOP kepada seluruh karyawan dan pastikan mereka membacanya. Bagaimana mengimplementasikan SOP jika ada  karyawan yang tidak membaca.

9. Pastikan Seluruh Karyawan Memahami dan Menerapkan Isi dari SOP

Tidak cukup hanya meminta karyawan membaca SOP. Perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan memahami isinya juga. Caranya bisa dengan menguji atau melakukan tes ringan. Kemudian, memantau secara langsung, apakah karyawan menggunakan SOP saat mengerjakan tugas yang dimilikinya.

Cara untuk Mengukur Hasil Implementasi SOP

Setelah usaha untuk menerapkan SOP  dilakukan, maka perusahaan perlu mencari tahu, apakah penerapan SOP tersebut sudah berjalan dengan optimal atau belum. Maka dari itu, perusahaan perlu mengukurnya dengan melakukan audit SOP.

Audit SOP adalah proses evaluasi pada setiap unsur, seperti individu, organisasi atau perusahaan, sistem, dan lainnya untuk meninjau ketepatan implementasi SOP di perusahaan. Tata cara audit, yaitu dengan melakukan perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.

Jika tim audit menemukan ketidaksesuaian dalam pengimplementasian SOP, maka ada tata cara atau siklus penanganan yang perlu dilakukan, yaitu:

1. Auditor menemukan ketidaksesuaian
2. Auditor mendokumentasikan ketidaksesuaian
3. Auditor memasukkan ketidaksesuaian dalam laporan audit
4. Auditee/unit kerja terkait melakukan investigasi dan mencari akar permasalahan
5. Auditee/unit kerja terkait menentukan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
6. Auditor menyetujui tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
7. Auditee/unit kerja terkait melaksanakan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
8. Auditor melakukan verifikasi efektifitas hasil tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
9. Auditor menyatakan ketidaksesuaian telah ditangani (temuan ditutup)

Itulah sembilan langkah sukses mengimplementasikan SOP dan cara untuk mengukurnya agar setiap proses bisnis yang dimiliki perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Selamat menerapkannya.

 

Sumber:

PPT

https://www.collaboris.com/10-steps-for-implementing-successful-sops-with-sharepoint/