5 Tips untuk Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Bagi Pemimpin

Disadari atau tidak, kemampuan berkomunikasi yang baik mutlak dikuasai oleh seorang pemimpin. Bayangkan, jika komunikasi tidak terjalin dengan baik, apa yang akan terjadi? Tentu saja semua proses dalam organisasi akan berjalan dengan tidak maksimal dan tujuan utama pun tidak akan tercapai.

Komunikasi yang baik sangat diperlukan hampir disemua sisi pekerjaan seorang pemimpin. Baik pada saat Anda memberikan intsruksi maupun saat menyampaikan masukan. Situasi seperti ini menuntut Anda bisa memberikan informasi dengan detail sehingga tidak ada kesalahpahaman. Ingatlah bahwa ketika Anda tidak memiliki kemampuan komunikasi yang baik, karyawan bisa saja menerima pesan yang disampaikan dengan artian yang bukan Anda maksud.

Berikut adalah 5 tips untuk dapat meningkatkan kemampuan komunikasi Anda:

1. Berasumsi bahwa semua orang menginginkan informasi
   

   Pada masa di mana semua orang terbiasa mendapatkan informasi dengan cepat, setiap pertanyaan bisa dengan mudah mendapatkan jawaban. Sedangkan di tempat kerja, informasi dari pihak yang lebih tinggi biasanya berhenti di manajer. Terkadang memang karena informasi tersebut bukan sesuatu yang patut diketahui karyawan, tetapi kadang informasi tidak sampai karena manajer yang lalai. Untuk itu, Anda perlu terus berasumsi bahwa semua karyawan yang Anda pimpin menginginkan informasi dan perhatikan juga alasan serta siapa saja yang perlu Anda berikan informasi tersebut.

2. Tinggalkan istilah-istilah manajerial (Abandon management-speak)
   

   Hindari penggunaan kalimat atau kata-kata yang merupakan istilah keren dari suatu hal. Hal ini tidaklah efektif, karena tidak semua orang akan mengerti istilah tersebut. Yang harus Anda lakukan adalah gunakan bahasa sederhana dan diketahui semua orang serta sampaikan dengan jelas mengenai apa yang Anda inginkan dari karyawan. Misalkan Anda berharap karyawan dapat memahami, menerima, atau beradaptasi dan menguasai tantangan dalam perubahan.

3. Periksa kembali pesan sebelum Anda sampaikan (Do a 360-degree stroll around your messages sebelum disampaikan)
   

   Sebelum Anda menyampaikan pesan yang penting, luangkan waktu untuk memeriksanya kembali dan mempertimbangkan orang-orang yang terlibat dalam situasi yang hendak Anda sampaikan. Perjelas tujuan Anda dan fokuskan nilai dari informasi tersebut kepada tim Anda. Anda juga bisa mengirimkannya terlebih dulu kepada rekan yang Anda percaya untuk memeriksa kembali isi pesan sebelum mengirimkannya ke banyak orang.

4. Perhatikan bahasa kreatif Anda (Watch your creative language)
   

   Perumpamaan, metafora, atau referensi budaya merupakan sebuah alat yang kuat. Ketika digunakan dapat memberikan inspirasi atau menghibur terutama ketika ungkapan-ungkapan tersebut dirasakan oleh para pendengar dan memiliki nilai yang sama, tetapi ketika tidak tepat bisa saja malah menimbulkan reaksi negatif. Perhatikan kembali kata dan kalimat yang Anda pilih, jika memang tidak benar-benar diperlukan, mungkin Anda bisa menggantinya dengan kalimat lain yang lebih jelas.

5. Tahu kapan harus berbicara secara spesifik dan kapan secara umum (Know when to speak in specifics and when in generalities)
   

   Sebagai pemimpin tentunya Anda perlu menyampaikan pesan dengan jelas dan spesifik. Tetapi terkadang ketika Anda berbagi visi dan tujuan dapat dengan sengaja membiarkannya tidak terlalu detail sehingga setiap orang yang mendengar dapat membantu dalam merancang jalan menuju kesuksesan. Untuk itu Anda perlu mempertimbangkan keputusan apakah menyampaikan pesan dengan umum atau spesifik secara hati-hati. Anda perlu memahami bahwa terlalu banyak ambiguitas terutama pada masa perubahan dapat meningkatkan rasa takut, muncul rumor, dan interpretasi yang salah mengenai strategi yang hendak digunakan.

Setelah Anda mengetahui apa 5 tips yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi Anda, berikutnya adalah Anda perlu mengetahui apa saja skenario umum yang mungkin akan Anda hadapi dan bagaimana cara menghadapinya. Pahami bahwa perkataan Anda sebagai pemimpin dapat memberikan dampak bagi karyawan Anda. Berikut adalah 4 skenario umum yang mungkin akan Anda hadapi: 

1. Got a Minute?
   

   Bayangkan seorang karyawan datang kepada Anda dan bertanya “apakah Anda senggang?” sedangkan Anda merasa sedang sangat sibuk. Anda mungkin akan mengatakan “Maaf tidak bisa sekarang, saya sibuk” dan melanjutkan bekerja. Tetapi jawaban seperti ini tidak membantu, sebaiknya cobalah untuk memberitahu kapan Anda bisa didatangi atau senggang setelah kalimat tersebut. Misalkan “Maaf saya sedang sibuk, mari kita atur waktu lagi untuk berdiskusi setelah ini.” Berikan mereka tawaran waktu alternatif untuk berdiskusi.

2. Reviewing the report
   

   Penulis manapun akan merasa cemas mengenai tulisan mereka dan apakah tulisan tersebut dapat diterima oleh Anda. Kalimat pembuka Anda sebelum membahas laporan dapat membuat perbedaan mengenai apakah dan bagaimana mereka dapat menerima masukan peningkatan yang diberikan. Cobalah dengan memulai pembicaraan dengan bertanya “Apa yang Anda sukai dari laporan ini?” atau “Ada yang bisa saya bantu untuk laporan ini?” dengan begitu, Anda menetapkan bahwa diri Anda adalah pelatih dan bukan sekedar mengoreksi pekerjaan. Pertanyaan-pertanyaan itu juga dapat menimbulkan kritik diri dari penulis bahkan sebelum Anda bahas terlebih dahulu.

3. Brainstorming
   

   Saat brainstorming terkadang terjadi kekacauan hanya karena bagaimana Anda memulai proses tersebut. Untuk itu, Anda perlu membuka sesi brainstorming dengan hal yang menekankan rasa hormat atas satu sama lain, mendorong pengambilan risiko, dan tentu jangan lupa bersenang-senang. Hal ini dapat menghindari terjadinya orang-orang yang tidak percaya diri menjadi tidak berani berbicara, atau orang-orang yang kompetitif akan saling mengambil alih, dan orang dengan gagasan kreatif dipandang sebelah mata.

4. Ketika Anda menelepon karyawan saat mereka di rumah (The call to the home, dimana Anda menelpon karyawan untuk mendapatkan informasi penting)
   

   Ketika situasi membuat Anda perlu menelpon atau menghubungi karyawan saat mereka sedang di rumah, hindari membuka percakapan dengan langsung membahas pekerjaan. Hal yang perlu Anda lakukan adalah mengakui bahwa Anda saat ini sedang mengambil waktu mereka dan menghargai bantuan yang diberikan. Pelajarilah nama keluarga dan pasangan mereka sehingga Anda bisa menyapa secara personal.

   Dalam menghadapi seluruh situasi tersebut, tentu bukan hanya kalimat pembuka yang penting diperhatikan. Tetapi Anda juga perlu memperhatikan intonasi serta cara penyampaian pesan. Tidak hanya itu, kalimat penutup juga tidak kalah penting. Berikanlah penutup, langkah berikutnya atau sesuatu yang jelas di mana tercapainya kesepakatan spesifik mengenai apa yang akan dilakukan selanjutnya, oleh siapa, serta tanggal spesifik hal tersebut diselesaikan.

Itulah 5 tips dan 4 skenario umum yang dapat menjembatani Anda dalam berkomunikasi dengan karyawan. Menggunakan tips dan skenario ini akan membuat Anda meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan persepsi dalam berkomunikasi.