5 Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Tertulis

Teks atau tulisan yang tidak memiliki isyarat sosial dapat menyebabkan banyak orang sering salah paham. Isyarat sosial adalah gerakan atau sinyal yang dilakukan oleh wajah dan tubuh. Maka dari itu, dibutuhkan kemampuan komunikasi tertulis yang bisa menyampaikan maksud tulisan dengan jelas agar tidak membuat orang lain salah paham.

Keadaan dunia saat ini yang membuat orang-orang lebih banyak di rumah, menjadikan industri teknologi sebagai penghubung antara tiap individu. Adanya teknologi digital ini menjadikan video dan tulisan sebagai bentuk komunikasi yang sering digunakan.

Komunikasi melalui video yang memungkinkan Anda untuk melihat ekspresi wajah, serta mendengar nada dan volume suara, di mana semuanya memberikan komunikasi dan isyarat sosial yang membantu mengetahui maksud dari si pembicara.

Sedangkan, tulisan tidak memiliki semua itu, hal ini menyebabkan banyak orang menjadi salah paham. Dengan komunikasi tertulis, nada bisa salah dibaca, bahkan bisa menyesatkan atau hilang sama sekali. Sebenarnya, hal ini dapat dihindari dengan meningkatkan kemampuan komunikasi tertulis Anda, agar orang lain dapat mengerti apa maksud dari kata-kata Anda.

 

5 Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Tertulis di tempat kerja

Komunikasi berbasis teks masih mendominasi tempat kerja seperti, menulis email, posting media, dan pesan instan (SMS). Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk mempertahankan dan meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis Anda. Sehingga, tidak ada orang yang akan salah paham dengan perkataan Anda.

Agar komunikasi menjadi efektif, dan bisnis berjalan dengan lancar, Anda harus menyampaikan pesan dengan benar. Berikut ini empat cara untuk meningkatkan kemampuan komunikasi tertulis Anda di tempat kerja.

1.   Berpikirlah sebelum menulis

Mungkin hal ini terdengar sederhana, tetapi komunikasi tertulis tidak semudah komunikasi verbal. Maka dari itu, Anda perlu menanyakan beberapa pertanyaan seperti di bawah ini kepada diri Anda sebelum menulis.

Siapa pembaca Anda?

Apa yang Anda minta dalam pesan Anda?

Apa tujuan utama yang harus diperoleh pembaca dari pesan Anda?

Jika Anda perlu memastikan pesan dari tulisan Anda tersampaikan dengan baik, maka Anda bisa menerapkan metode 5W + 1H pada tulisan Anda, berikut ini beberapa contoh pertanyaannya.

Untuk siapa informasi ini relevan?

Apa yang perlu mereka ketahui?

Kapan dan di mana hal itu akan diterapkan?

Mengapa informasi ini penting untuk orang lain?

Bagaimana seharusnya pembaca menggunakan informasi ini?

Jika Anda memerlukan tanggapan, perlihatkan bahwa Anda memerlukan tanggapan dalam tulisan Anda dan sertakan informasi tentang bagaimana pembaca dapat atau harus menanggapi. Dengan ajakan bertindak yang jelas, asumsi tentang tindakan yang diperlukan akan menghilang.

Kemudian buat tulisan Anda sesuai dengan pertanyaan tersebut, serta jangan lupa untuk membaca ulang tulisan Anda sebelum menekan tombol kirim.

2.   Jangan Pernah Abaikan Tata Bahasa dan Ejaan EYD

Menggunakan tata bahasa yang buruk dan kata-kata yang salah eja, baik secara tidak sengaja, atau dengan sengaja mempersingkat teks yang akan tampak kurang formal dapat membuat Anda terlihat ceroboh dalam berkomunikasi, atau bahkan terlihat tidak cerdas. Oleh karena itu, penting untuk Anda menulis tulisan sesuai dengan tata Bahasa dan ejaan EYD, apalagi jika tulisan tersebut bersifat formal.

Tata Bahasa mungkin sesuatu yang rumit, apalagi bagi Anda yang tidak menggunakan Bahasa asli Anda, tetapi hal tersebut hanyalah masalah latihan. Anda hanya perlu menyimpan buku Bahasa atau kamus yang bisa membantu Anda dalam menulis. Jangan lupa juga untuk memeriksa setiap ejaan Anda agar tidak ada salah ketik (typo).

3.   Gunakan Bahasa Sederhana

Sebuah studi Dampak Konkretisasi Linguistik menemukan bahwa "konten dinilai lebih baik ketika ditulis dalam bahasa konkret daripada ketika ditulis dalam bahasa abstrak." Konkret di sini berarti menggunakan Bahasa sehari-hari yang lebih mudah dimengerti daripada Bahasa penelitian atau Bahasa lainnya yang terlihat abstrak dan sulit untuk dimengerti oleh orang awam.

Komunikasi berbasis teks adalah semua tentang kata-kata yang Anda gunakan. Jadi, menghiasi kalimat Anda dengan kata-kata panjang yang bersuku kata banyak agar Anda terlihat cerdas, justru akan membuat Anda tidak cerdas atau, bahkan membuat Anda tampak sok dan kuno.

Oleh karena itu, bersikaplah lugas dan ringkas dalam tulisan Anda. Katakan apa yang Anda maksud dengan tetap profesional dan ramah.

4.     Pastikan Tulisan Anda Profesional dan Ramah

Ada rekan kerja yang memiliki gaya komunikasi formal, sementara yang lain lebih menyukai komunikasi yang santai. Memang terlihat sulit untuk selalu menyesuaikan tulisan Anda dengan kesukaan orang lain.

Jika Anda mulai ragu dalam menulis email atau pesan agar terlihat profesional namun tetap ramah. Anda bisa menambahkan kalimat pribadi seperti "Semoga Anda baik-baik saja" atau "Tetap aman dan sehat" untuk memulai atau mengakhiri pesan Anda.

Kata-kata yang bagus tapi ringkas cenderung dipandang lebih profesional dan asli daripada Anda memasukkan banyak emoji yang belum tentu ada di ponsel orang lain.

5.   Latihan Menulis dan Bertanya pada Teman

Cara terakhir yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi tertulis adalah dengan sering berlatih. Latihan menulis yang dilakukan setiap hari akan membuat Anda terbiasa dengan kegiatan ini, walaupun hanya tulisan pendek berupa jurnal harian.

Selain berlatih menulis setiap hari, Anda juga bisa menanyakan komunikasi tertulis dengan teman Anda yang mahir. Bertanya kepada orang yang lebih baik dari kita dapat mengajari kita hal-hal yang tidak dapat kita pelajari sendiri. Jadi, jangan takut untuk bertanya kepada teman Anda dan saling berbagi pengetahuan tentang komunikasi tertulis.

Itulah lima cara untuk meningkatkan kemampuan komunikasi tulisan Anda di tempat kerja. Ingatlah, komunikasi tertulis yang efektif akan memberi Anda kesempatan untuk mengekspresikan pesan Anda dengan jelas kepada audiens Anda tanpa memberikan ruang sedikit pun untuk interpretasi atau kesalahpahaman.

 

Citation:

https://www.speexx.com/speexx-blog/written-communication-skills/ 

https://www.educba.com/how-to-improve-written-communication-skills/