4 Tahap Melakukan Siklus PDCA yang Efektif

Seringkali dalam proses bekerja, Anda terjebak dalam masalah yang terus berulang dan terlihat tidak pernah selesai. Salah satu penyebab hal ini terjadi adalah karena Anda tidak menyelesaikan masalah langsung ke akarnya. Perusahaan perlu secara terus menerus memperbaiki, dan mencari solusi dari suatu permasalan yang terjadi. Untuk dapat mengatasi hal tersebut, Anda dapat mengatasinya dengan menggunakan siklus PDCA.

Metode PDCA ini pertama kali dikemukakan oleh Walter Hewhart. Namun, seiring perkembangannya, metode PDCA ini diperkenalkan kembali oleh Dr. W. Edwards Deming pada tahun 1982 dan sering juga disebut sebagai Deming Cycle.

Metode PDCA adalah aktivitas perbaikan secara berulang untuk mencari akar masalah yang terjadi sebenarnya, PDCA juga merupakan proses pemecahan masalah untuk mengukur kualitas suatu kegiatan maupun kinerja. Metode PDCA membantu Anda memecahkan masalah secara terukur serta akurat. PDCA dapat membantu Anda dalam menerapkan proses continuous improvement atau kaizen, siklus PDCA ini akan membuka kemungkinan-kemungkinan perbaikan yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. PDCA juga dapat memudahkan Anda untuk memetakan wewenang dan tanggungjawab dari unit-unit di dalam perusahaan. PDCA dapat Anda gunakan sebagai pengendalian kinerja yang runut dan sistematis sehingga membantu Anda meningkatkan produktivitas. Metode PDCA termasuk dalam Total Quality Management(TQM) yang dilakukan secara bertahap dalam upaya untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

PDCA atau plan do check act adalah sebuah pendekatan untuk memecahkan masalah dengan berbasis bukti, biasanya digunakan untuk meningkatkan kualitas dari sesuatu. PDCA dapat dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada untuk dapat memecahkan masalah secara berkelanjutan dan terus meningkatkan kinerja setiap harinya. PDCA sendiri merupakan sebuah siklus yang terdiri dari 4 tahap repetitif untuk melakukan peningkatan serta pembelajaran secara terus menerus. Siklus ini akan memudahkan Anda untuk dapat membuat perubahan dalam implementasi, pemecahan masalah, dan meningkatkan proses kerja.

Dengan menggunakan siklus PDCA Anda dapat membuat setiap anggota terlibat dalam proses peningkatan. Pengumpulan data dilakukan secara kontinu untuk memonitor progress dan menghasilkan bukti. Berikut adalah 4 tahap dari siklus PDCA:

1. Plan

Tahap pertama adalah Plan atau perencanaan adalah tahapan dimana Anda mengidentifikasi dan menganalisa masalah yang ingin diselesaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan terlebih dahulu memilih dan memprioritaskan masalah mana yang perlu diperiksa. Kemudian masalah didefinisikan secara jelas dan tetapkan bagian mana dari masalah yang ingin dijadikan fokus. Setelah itu, Anda perlu melakukan analisis situasi yang nantinya akan digunakan sebagai baseline. Kemudian Anda perlu menetapkan tujuan atau goal yang terukur dari perubahan yang akan dilakukan diikuti dengan mengidentifikasi apa penyebab utama dari masalah tersebut dengan menggunakan root cause analysis. Setelah itu, Anda perlu mengidentifikasi intervensi atau solusi apa yang dapat menyelesaikan akar dari permasalahan tersebut, lalu menetapkan beberapa pilihan intervensi yang akan dilakukan.

Pada tahap ini juga Anda dapat mencari alternatif solusi yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Hal yang perlu Anda perhatikan yaitu proses tersebut akan memberikan dampak yang maksimal terhadap peningkatan kinerja.

2. Do

Tahap kedua adalah do atau executing, pada tahap ini Anda dapat merumuskan langkah terhadap penyelesaian masalah yang telah direncanakan tersebut. Pada tahap ini pelaksanaan tersebut perlu tindakan monitoring, dan controlling dari Anda sebagai pemimpin untuk memastikan agar pelaksanaan dilakukan sesuai dengan rencana, dan menghasilkan kinerja yang maksimal.

3. Check

Tahap ketiga adalah check atau pemeriksaan, pada tahap ini Anda dapat  melakukan pemantauan, dan evaluasi terhadap hasil dari penyelesaian masalah yang telah dirumuskan. Dalam kegiatan evaluasi ini, Anda dapat melakukan pemeriksaan terhadap proses yang diterapkan dengan hasil yang diharapkan. Dalam proses evaluasi, Anda dapat mengukur kesesuaian tersebut menggunakan teknik observasi atau survey. Jika sudah sesuai dengan harapan, maka perbaikan yang dilakukan tersebut dapat dijadikan standar, dan dilakukan secara terus menerus. Jika tidak sesuai maka perlu dilakukan perbaikan kembali.

4. Act

Tahap keempat adalah action atau tindak lanjut, pada tahap ini Anda melakukan perubahan terhadap standarisasi SOP, atau ketentuan pengerjaan suatu tugas atau proyek. Perubahan ini akan mempertimbangkan bagian mana saja yang perlu dilakukan revisi terhadap langkah-langkah atau proses pengerjaannya. Setelah Anda melakukan revisi, pastikan Anda melakukan sosialisasi terhadap perubahan-perubahan tersebut kepada tim, atau department yang bertanggungjawab terhadap pengerjaan proyek, atau tugas tersebut.

Tahap ini adalah tahap terakhir dan penting untuk dilakukan, tahap ini merupakan pelaksanaan, atau implementasi dari perbaikan yang telah disusun sebelumnya. Tidak hanya berhenti sampai di tahap tindak lanjut saja, tahap implementasi ini dapat merupakan Langkah awal dalam menemukan, dan menyelesaikan masalah yang akan terjadi selanjutnya. Siklus PDCA ini terus menerus dilakukan sebagai tindakan perbaikan yang berkelanjutan.

Itulah kegunaan PDCA dan bagaimana tahapan dalam menerapkannya. Ketika Anda ingin memecahkan masalah maka ada baiknya untuk menggunakan PDCA untuk memastikan masalah selesai dengan efektif.