4 Langkah Melakukan Root Cause Analysis
Masalah adalah sesuatu yang umum terjadi di setiap proses bisnis. Tentunya anda ingin mengetahui cara terbaik untuk bisa mengatasi masalah yang dihadapi hingga akarnya. Terdapat beragam metode pemecahan masalah yang sering digunakan oleh banyak perusahaan yang dapat memberikan dampak signifikan terhadap proses bisnis. Salah satu teknik popular yang sering digunakan terutama dalam menemukan akar permasalahan adalah root cause analysis atau RCA. RCA adalah proses menemukan akar penyebab masalah untuk mengidentifikasi solusi yang tepat. RCA dipandang lebih efektif untuk memperbaiki masalah secara sistematis dan terstruktur sehingga penyelesaian masalah menjadi lebih maksimal. RCA dapat membantu tim Anda untuk menemukan dan memahami penyebab utama munculnya masalah. Dengan memahami secara detil penyebab masalah maka anda dapat meminimalkan masalah yang sama terulang kembali di masa depan. RCA bermanfaat untuk membantu anda memecahkan masalah secara sistematis, logis, dan analitis dalam waktu yang bersamaan.
Cara termudah untuk memahami RCA adalah berpikir tentang masalah umum, contohnya adalah ketika mobil Anda rusak. Seringkali ketika mobil Anda rusak yang Anda lakukan adalah meninggalkan mobil tersebut dirumah, menunggu waktu yang tepat untuk diperbaiki, kemudian Anda pergi menggunakan kendaraan online atau bus. Anda menemukan solusi untuk tetap pergi bekerja meskipun tidak menggunakan mobil. Tetapi solusi tersebut hanya mempertimbangkan gejala, bukan penyebab. Untuk memecahkan atau menganalisis masalah, Anda perlu mencari tahu secara persis apa penyebabnya sehingga Anda dapat memperbaiki masalah tersebut. Jika diperlukan, anda dapat minta tolong ahli, seperti seorang mekanik untuk memperbaiki mobil Anda untuk menemukan penyebab mobil rusak.
Berdasarkan contoh di atas, dapat dipahami bahwa inti dari pelaksanaan RCA yang efektif adalah fokus anda dalam menemukan serta memperbaiki akar penyebab terjadinya masalah, bukan hanya gejalanya saja. Fokuslah pada bagaimana serta mengapa suatu permasalahan terjadi dan bukan kepada siapa yang bertanggung jawab atas masalah tersebut. Saat menganalisa masalah dan penyebabnya, penting bagi anda untuk melihat peristiwa secara holistik dan komprehensif. Usahakan agar anda mendapatkan konteks dari kejadian serta informasi yang spesifik sebelum mengambil keputusan. Dari analisa yang dibuat, anda kemudian dapat mulai menyusun beberapa pertimbangan solusi untuk dapat mengatasi penyebab masalah tersebut beserta tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi di masa mendatang.
Untuk bisa melakukan root cause analysis, anda dapat melakukan 4 langkah berikut, yaitu:
- Definisikan masalah
Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah mencari tahu apakah masalah yang sedang dihadapi saat itu secara spesifik.
- Kumpulkan data
Setelah anda menemukan apakah inti dari permasalahan yang anda hadapi, maka langkah berikutnya adalah mengumpulkan data bukti bahwa masalah yang sudah diidentifikasi sebelumnya memang benar ada. Kemudian anda perlu mencari tahu berapa lama masalah tersebut ada dan dampak yang dirasakan. Anda bisa menggunakan sumber seperti data tertulis ataupun mengumpulkan orang-orang yang memahami situasi untuk membantu anda menganalisa situasi tersebut.
- Mengidentifikasi penyebab
Pada langkah ini, anda perlu mengidentifikasi penyebab dari masalah sebanyak yang anda bisa. Hal ini dapat anda lakukan dengan menggunakan teknik 5 why. Ketika Anda menanyakan “kenapa?” terhadap masalah yang dihadapi sebanyak 5 kali, pertanyaan-pertanyaan tersebut akan menuntun Anda kepada sebagian besar alasan permasalahan tersebut dapat timbul. Teknik 5 why ini juga berfungsi sebagai cara untuk menghindari asumsi. Dengan menemukan tanggapan yang rinci terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut, Anda akan semakin melihat dengan lebih jelas dan ringkas penyebab masalah terjadi.
Anda juga bisa menggunakan diagram fishbone yang berfungsi memetakan hubungan sebab akibat dengan menggunakan visual gambar tulang ikan. Diagram fishbone dapat membantu mengidentifikasi kemungkinan penyebab terjadinya masalah dengan cara mengajukan pertanyaan yang dapat mengklarifikasi informasi yang berhubungan dan mendapatkan jawaban yang semakin mendekatkan pada akar penyebab masalah tersebut. Semakin Anda menelusuri dan menginterogasi setiap penyebab potensial, semakin besar kemungkinan Anda untuk menemukan akar penyebab masalahnya.
- Ajukan dan implementasikan solusi
Setelah penyebab masalah diidentifikasi, maka langkah selanjutnya adalah mencari tahu bagaimana cara mengatasi akar masalah tersebut dan mencegah agar masalah tidak terjadi lagi. Analisa tersebut dapat membantu Anda untuk memprioritaskan metode apa yang paling berpotensi dan berdampak positif terhadap perusahaan sehingga bisa langsung anda implementasikan.
Itulah 4 langkah untuk melakukan root cause analysis yang dapat membantu anda untuk menemukan masalah hingga akarnya.
