3 Cara untuk Menyampaikan Feedback Negative Kepada Karyawan
Tahukah Anda bahwa memberikan masukan negatif sama pentingnya dengan memberikan masukan positif. Tapi sering kali ini menjadi tantangan untuk seorang pemimpin dalam organisasi. Ketika Anda memilih hanya menyampaikan masukan positif, Anda justru hanya akan menggiring bawahan Anda menuju jurang kemunduran.
7 Kesalahan Menunda Menyamapaikan Masukan Negatif
Faktanya, banyak pemimpin yang memilih untuk tetap hanya memberikan masukan positif saja. Anda mungkin akan dikenal sebagai pemimpin yang baik namun tanpa Anda sadari justru melakukan 7 kesalahan berikut ini:
- Masalah di tempat kerja akan memburuk karena Anda menunda untuk menghadapi hal tersebut
- Mediocrity atau kemampuan yang biasa-biasa saja tidak akan meningkat menjadi mahir karena Anda tidak menantang para karyawan yang bekerja buruk
- Perubahan yang diperlukan menjadi terhambat karena Anda ragu untuk mendorong karyawan keluar dari zona nyaman
- Karyawan tidak mendapatkan kritik konstruktif yang dibutuhkan
- Karyawan yang berkinerja bagus mendapatkan tugas ekstra secara tidak adil karena Anda ingin mengatasi kekurangan karyawan lain.
- Pengganggu, gossip, dan ketidakpuasan dapat berkeliaran bebas
- Karyawan kehilangan rasa hormat terhadap Anda
Anda pasti tidak ingin melakukan kesalahan-kesalahan tersebut, bukan? Lalu bagaimana caranya agar Anda bisa menghindari kesalahan tersebut? Jawabannya mudah namun praktiknya tentu tidak demikian. Anda perlu belajar bagaimana cara yang tepat untuk menyampaikan masukan negatif. Hal ini diperlukan agar hubungan baik Anda dan karyawan tetap terjalin baik namun karyawan Anda bisa berkembang dengan adanya masukan negatif.
Saat karyawan Anda melakukan kesalahan dan Anda perlu memberikan masukan negatif maka langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengidentifkasi apakah masukan negatif itu termasuk ringan atau berat. Jika termasuk ringan maka Anda dapat melakukan 3 langkah berikutnya yakni:
3 Langkah memberikan masukan negatif ringan
- Information (no news or bad news)
Saat karyawan Anda tidak mendapatkan informasi, mungkin saja mereka menganggap ini sebagai bagian dari masukan negatif. Sehingga menahan informasi yang dibutuhkan bukanlah jalan keluar. Jika Anda ingin karyawan meningkatkan diri, maka katakan secara langsung. Memberikan silent treatment sebagai masukan negatif itu berbahaya untuk jangka panjang. Karena individu yang tidak bersalah dapat salah mengartikan saat-saat diam Anda.
Dalam menyampaikan berita buruk, Anda perlu menggunakan realisme dan optimisme, beritahu karyawan mengenai kebenarannya, akui perasaan sedih atau sakit yang dirasakan. Apabila Anda menyampaikan berita buruk kepada kelompok, maka Anda perlu melakukan follow up secara personal dengan orang-orang tersebut.
- Clarification
Permintaan klarifikasi dapat berpotensi memberikan kesalahpahaman saat datang dari pemimpin. Untuk itu,Anda perlu mengetahui bahwa individu akan melihat suatu situasi berdasarkan rasa takut yang mereka miliki sehingga bisa saja salah dalam menetapkan motif pada suatu situasi. Tugas Anda adalah mencari tahu motif yang Anda miliki dalam memberikan pertanyaan klarifikasi, dan perjelas motif tersebut untuk menghindari kesalahpahaman. Akui bahwa mudah bagi orang untuk salah paham, antisipasi kesalahpahaman tersebut, dan komunikasikan permintaan klarifikasi Anda secara positif.
- Concern
Concern atau keprihatinan adalah masukan negatif yang berbentuk kritik terhadap kinerja.
Ingatlah bahwa tujuan Anda adalah untuk mengingatkan karyawan agar tidak mengulang kesalahan yang sama. Dalam menyampaikan concern, lakukan dengan serius tetapi tetap bersahabat. Anda perlu mendeskripsikan perilaku, jelaskan dampak yang diberikan, dan sampaikan perubahan yang Anda harapkan.
Itulah 3 langkah yang bisa Anda lakukan untuk menyampaikan masukan negatif yang sifatnya ringan. Tapi jika di awal Anda sudah merasa bahwa hal yang akan Anda sampaikan merupakan masukan negatif yang berat maka Anda perlu melakukannya dengan cara yang berbeda. Berikut ini adalah 3 langkah yang dapat Anda lakukan untuk menyampaikan masukan negatif yang berat:
3 Langkah memberikan masukan negatif berat
- Correction
Koreksi maksudnya adalah memberikan pesan secara terus terang kepada karyawan. Katakan bahwabahwa mereka harus meningkatkan diri karena terdapat risiko yang lebih besar kalau tidak ia lakukan. Sampaikan bahwa kinerja buruk tidak bisa lagi ditoleransi, dan Anda ingin karyawan tersebut dapat sukses tanpa melalui konsekuensi negatif terhadap karier mereka. Sampaikan pula, deksripsi perilaku, dampak yang terjadi, dan perubahan yang Anda harapkan. Selain itu, Anda perlu mendiskusikan peran Anda dalam membantunya meningkatkan diri serta menunjukkan potensi konsekuensi apabila ia gagal.
- Intervention
Intervensi terjadi ketika performa karyawan tidak membaik setelah Anda berikan masukan pada tahap correction. Percakapan intervensi ini biasa akan melibatkan dokumentasi formal dan rancangan peningkatan kinerja. Anda dapat menunjukkan tujuan spesifik yang perlu dicapai oleh karyawan dalam waktu yang sudah ditetapkan. Dokumen juga perlu menjelaskan bagaimana peningkatan akan diukur dan konsekuensi apa yang didapatkan apabila ia gagal. Anda harus menyampaikan pesan dengan sangat jelas, karena ini dilakukan sebagai peluang terakhir bagi karyawan untuk memperbaiki dirinya.
- Sanction
Sanction adalah tingkatan paling serius dalam pemberian masukan negatif. Anda memberitahu karyawan mengenai penurunan pangkat, penangguhan, dan pemutusan kontrak. Dalam menyampaikan pesan, Anda harus berperilaku profesional, sopan, simpati, dan ringkas. Pesan mungkin disampaikan secara personal, tetapi berita tentu akan menyebar ke seluruh tim juga. Jadikanlah kejadian tersebut pesan mengenai standar dan nilai yang Anda tetapkan.
Itulah 3 cara bagaimana Anda dapat memberikan masukan negatif yang ringan dan berat dengan efektif. Mungkin terasa tidak nyaman untuk Anda lakukan tetapi hal ini merupakan tahapan penting yang harus Anda lalui agar Anda dapat membantu karyawan mencapai kinerja terbaiknya. Pencapaian terbesar bagi seorang pemimpin bukanlah saat ia berhasil menyelesaikan tugas yang dibebankan tetapi saat ia berhasil mengantarkan karyawan berada di posisi yang lebih tinggi.
