2 Jenis Feedback Dan Cara Menyampaikannya Tanpa Terkesan Mengintimidasi

Sebagai pemimpin, seberapa sering Anda memberikan feedback atau umpan balik? Secara definisi, feedback adalah proses memberikan informasi tentang perilaku atau performance yang mengarahkan karyawan ke arah pembenaran atau pengembangan perilaku dan kinerja dari karyawan tersebut.

Manfaat dari memberikan feedback secara obyektif dan transparan di dalam organisasi atau perusahaan Anda adalah, dapat membuat orang yang menerima feedback mengetahui apakah yang mereka kerjakan sudah benar atau belum, sehingga jika sudah benar maka mereka dapat melanjutkan cara bekerja mereka selama ini. Selain itu, feedback juga memungkinkan orang yang menerimanya memahami apa yang menjadi ekspektasi perusahaan terhadap dirinya, terutama untuk perkembangan dan perubahan karyawan ke arah yang lebih baik di masa datang.

Terdapat dua jenis feedback, yang pertama adalah redirection feedback atau umpan balik yang mengarahkan, dan yang kedua adalah reinforcement feedback atau umpan balik yang mendorong. Sebagai pemimpin, Anda perlu mengetahui bagaimana dan kapan Anda perlu menggunakan kedua jenis feedback tersebut. Redirection feedback digunakan ketika karyawan atau bawahan Anda teridentifikasi bahwa perilaku atau kinerja pencapaiannya tidak sejalan dengan ekspektasi perusahaan, maka Anda perlu memberikan feedback yang bersifat mengarahkan. Hal ini bertujuan agar karyawan tetap semangat untuk terus memperbaiki diri dan pencapaiannya, serta akan berguna untuk pengembangan kepercayaan diri dan karier dari karyawan itu di masa yang akan datang.

Sedangkan reinforcement feedback diberikan ketika karyawan atau bawahan Anda teridentifikasi bahwa perilaku atau kinerja pencapaiannya sudah sejalan bahkan melebihi dari ekspektasi perusahaan, maka ini saatnya Anda memberikan umpan balik yang bersifat mendorong. Dengan memberikan feedback yang bersifat mendorong, diharapkan karyawan akan semakin semangat untuk terus meningkatkan kesuksesan pencapaiannya dan tentunya akan berguna untuk pengembangan kariernya lebih lanjut dari karyawan itu sendiri.

Meski bermanfaat dan berfungsi untuk mendorong agar karyawan menjadi lebih baik lagi, kebanyakan orang cenderung memandang feedback sebagai sesuatu yang menakutkan, sehingga terkadang pemimpin enggan memberikan feedback karena tidak ingin mendapatkan reaksi negatif dari bawahan. Maka dari itu, berikut adalah 4 hal yang dapat Anda lakukan dalam memberikan feedback secara efektif tanpa memberikan kesan yang mengintimidasi.

1. Timely

Anda perlu memberikan feedback sedekat mungkin dengan peristiwa kejadiannya, sehingga bawahan Anda dapat mengetahui secara langsung dan jelas apa yang harus diperbaiki saat itu juga. Apabila Anda menunda memberikan feedback tersebut, seringkali akan membuat bawahan sudah lupa dengan peristiwa yang Anda maksud.

2. Balanced.

Ketika Anda memberikan feedback, haruslah seimbang antara perilaku yang sudah baik dari anggota tim Anda, serta perilaku mana yang perlu diperbaiki dari orang tersebut. Apresiasi terlebih dahulu hal baik yang sudah dilakukan orang tersebut, baru Anda dapat memberikan masukan atau umpan balik untuk membantu mereka untuk berubah menjadi perilaku yang lebih baik.

3. Spesific

Pada saat Anda memberikan feedback, Anda perlu fokus pada perilaku apa yang ingin diperbaiki dari orang tersebut. Jelaskan secara detil apa ekspektasi dan harapan Anda serta perubahan perilaku seperti apa yang Anda harapkan dari anggota tim Anda tersebut. Ingat, lakukanlah feedbackberdasarkan perilakunya, bukan berdasarkan karakternya.

4. Direct

Dalam memberikan feedback, Anda harus langsung memberikan kepada orang yang menunjukkan suatu perilaku tertentu dan lakukan secara objektif serta personal. Jangan sampai Anda memberikan feedback dengan menitipkannya kepada orang lain.

Itulah jenis-jenis feedback serta 4 hal yang dapat Anda lakukan untuk bisa memberikan feedback yang efektif dan tanpa memberikan kesan mengintimidasi.