10 Langkah untuk Menyampaikan Feedback

Sebagai seorang pemimpin, Anda pasti ingin memiliki tim yang solid, dan dapat bekerja dengan maksimal, bukan? Untuk mencapai hal tersebut mau tidak mau Anda harus mengawasi perkembangan tim Anda. Dengan mengawasi, Anda dapat segera menemukan tanda-tanda yang mengarah pada kenaikan atau penurunan performa. Jika hal ini terjadi, Anda bisa segera bersiap untuk memberikan masukan atau feedback.

Mendefinisikan masukan yang perlu Anda berikan apakah itu masukan positif, negatif ringan atau negatif berat adalah awal yang baik. Cara-cara untuk memberikan masukan ini bisa Anda baca disini. Berikutnya Anda perlu memikirkan langkah yang tepat untuk menyampaikannya agar Anda bisa mengurangi risiko terjadinya kesalahpahaman. Karena ketiga bentuk masukan negatif ini sangat penting dan serius, berikut adalah 10 langkah yang dapat Anda lakukan secara berurutan:

1. Know your goal

Sebelum memanggil karyawan yang berkepentingan, Anda perlu mengidentifikasi tujuan Anda menyampaikan masukan. Ketahui dengan jelas apa yang ingin Anda capai dari percakapan yang akan Anda lakukan. Tentukan terlebih dahulu apa yang perlu diketahui oleh karyawan, apa yang perlu dilakukan, dan langkah apa yang perlu dilakukan berikutnya. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat membantu Anda memberikan fokus pada inti masalah.

2. Know yourself

Anda perlu mengetahui pendekatan yang biasa Anda lakukan saat menghadapi konflik, apakah sebagai pertarungan yang harus dimenangkan, masa pencarian kesamaan, proses give-and-take, atau bahaya yang perlu dihindari. Dengan memahami diri lebih dalam, Anda dapat mengingatkan diri sendiri mengenai tujuan utama dalam melakukan percakapan.

3. Prepare

Dalam menyampaikan masukan negatif yang berat, Anda perlu menyiapkan diri terlebih dahulu. Berikut adalah hal-hal yang perlu Anda perhatikan dalam bersiap-siap.

• Mengumpulkan informasi

 Semakin serius sebuah masalah, semakin Anda memerlukan dokumentasi yang dapat memberikan kredibilitas.

• Look up

Atasan Anda seringkali mengharapkan agar Anda bisa menghadapi kejadian sehari-hari secara otomatis dan mandiri, tetapi mereka pun memiliki batasan tersendiri dimana ingin dilibatkan. Anda perlu mengetahui kapan saja atasan Anda berekspektasi untuk konsultasi dengannya terlebih dahulu dan kapan Anda bisa melakukannya sendiri. Pastikan bahwa atasan Anda setuju dengan penilaian dan jawaban Anda terhadap situasi.

4. Start strong

Kalimat pembuka yang Anda lakukan dapat menetapkan suasana sepanjang percakapan. Saat Anda membahas situasi yang tidak terlalu serius, Anda dapat mulai dengan perlahan dan positif. Tetap konsisten dengan tujuan utama Anda adalah mengurangi penghinaan sambil menyampaikan berita negatif terhadap karyawan tersebut. Untuk masalah yang lebih serius, Anda perlu menyampaikan secara langsung dan ringkas. Jangan tunda dan memberikan pembukaan yang panjang karena dapat membuat orang berpikir keputusan bisa didiskusikan atau dinegosiasikan.

5. Don’t pile on

Jangan sampai Anda menumpuk daftar kesalahan karyawan dari kecil hingga besar tanpa menghadapinya. Hal ini dapat memuncak di kemudian hari ketika suatu masalah yang signifikan terjadi dan memicu terjadinya percakapan dimana Anda mengeluarkan semua kritik yang ada di kepala Anda. Hal ini dapat membuat tujuan untuk memecahkan masalah menjadi tidak jelas karena banyaknya kritik yang diberikan. Fokuslah pada hal yang benar-benar penting, bangun kebiasaan untuk mengatasi masalah sekecil apapun secepat mungkin.

6. Focus on behaviors

Anda perlu fokus memberikan masukan mengenai tindakan karyawan, bukan berdasarkan asumsi mengenai sifat atau motif seseorang. Nilai perilaku yang dapat didokumentasikan dan dibuktikan apakah benar atau salah. Jangan Anda menyerang mereka secara personal karena dapat menyebabkan mereka menjadi defensif. Fokuslah pada perilaku mereka dan dampak yang dihasilkan.

7. Expect emotions

Emosi merupakan bagian yang normal muncul dari konflik, pastikan Anda dapat mengelola emosi Anda dengan baik. Berikut adalah hal-hal yang perlu Anda perhatikan.

• Hindari hiperbola: ketika Anda berlebihan dalam menyampaikan pesan, hal ini dapat mengurangi kredibilitas Anda.
• Antisipasi air mata: jangan berasumsi bahwa karyawan menangis untuk memanipulasi Anda, beberapa orang menangis karena refleks. Berikan waktu bagi mereka untuk menjadi tenang kembali
• Don’t fight fire with fire: ketika lawan bicara berteriak atau mencaci maki, Anda dapat memilih untuk menjaga kendali situasi atau ikut kehilangan kendali. Dengan menjaga diri tetap tenang, Anda dapat menjaga proses berpikir tetap jelas dan mengendalikan situasi.

8. Stay on track

Jangan biarkan pembicaraan menjadi tempat bagi Anda untuk berdebat. Ketika lawan bicara berusaha mengalihkan pembicaraan, arahkan kembali pada masalah utama.

9. End smart

Saat mengakhiri percakapan, buatlah kesimpulan dalam menutupnya. Hal ini dapat memberikan Anda kesempatan terakhir untuk menekankan tujuan utama dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

10. Follow up

Saat Anda menyampaikan masukan negatif, selalu pertimbangkan langkah berikutnya yang harus Anda ambil. Untuk masalah yang lebih besar Anda dapat membuat catatan berisi rangkuman apa yang sudah disetujui atau melakukan rapat untuk menilai progres. Begitu juga untuk masalah kecil, penting bagi Anda untuk melakukan follow up agar orang yang Anda beri masukan tidak mersa cemas dan terlalu memikirkan ulang apa yang telah Anda sampaikan. Tunjukkan bagi mereka bahwa cara Anda memandang mereka tidak negatif.

Demikian 10 langkah yang dapat membantu Anda dalam menyampaikan masukan. Apapun masukannya, yang perlu Anda ingat adalah sampaikan masukan secara perlahan dan berhati-hati. Sesuaikan cara Anda bicara dengan karakter masing-masing karyawan dan jangan lakukan di depan orang lain.